Facultad de ciencias administrativas






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UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA MARKETING Y GESTIÓN DE NEGOCIOS



UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE MARKETING Y GESTIÓN DE NEGOCIOS


MODALIDAD PRESENCIAL
MÓDULO DE

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS


SEXTO SEMESTRE


PERÍODO ACADÉMICO: SEPTIEMBRE 2010 FEBRERO 2011
CONTENIDOS PROGRAMÁTICOS
UNIDAD I
DEFINICIONES Y GENERALIDADES SOBRE INVENTARIOS

    1. Definición de Administración de Inventarios

    2. Objetivo de la Administración de Inventarios

    3. Tipos de Empresas

    4. Definición de inventarios

    5. Principios y Normas para el manejo de Inventarios

    6. Tipos de inventarios

    7. Adquisiciones y aprovisionamientos de Inventarios

    8. Valoración de los Inventarios

    9. Ejercicios Prácticos


UNIDAD II

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

2.1 Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico

2.2 Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo

2.3 Ejercicios Prácticos
UNIDAD III

MÉTODOS DE CONTROL DE STOCK

3.1 Método Kanban

3.2 Método MRP

3.3 Método de Máximos y mínimos

3.4 Método Justo a Tiempo

3.5 Método ABC

3.6 Ejercicios Prácticos

UNIDAD IV

CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS

4.1 Control interno

4.1.1 Control de los inventarios

4.1.2 Objetivo del control de los inventarios

4.1.3 Ventajas de un buen control de los inventarios

4.1.4 Principales deficiencias en el manejo de inventarios

4.2 Relaciones del inventario con otros departamentos

4.3 Localización del almacén y ubicación de la mercancía

4.4 Toma Física de los inventarios

.

UNIDAD I
DEFINICIONES Y GENERALIDADES SOBRE INVENTARIOS

    1. Definición de Administración de Inventarios

    2. Objetivo de la Administración de Inventarios

    3. Tipos de Empresas

    4. Definición de inventarios

    5. Principios y Normas para el manejo de Inventarios

    6. Tipos de inventarios

    7. Adquisiciones y aprovisionamientos de Inventarios

    8. Valoración de los Inventarios

    9. Ejercicios Prácticos



ADMINISTRACION FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS


    1. Definición de Administración de Inventarios


Es parte de la administración del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa, para maximizar el patrimonio, y reducir el riesgo de una crisis de producción, ventas y liquidez, mediante el manejo óptimo de niveles de existencia de materia prima, producción en proceso y producto terminado, inversión adecuada para no causar problemas de liquidez.


    1. OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS


• Evitar al máximo posible, él dejar de hacer ventas por falta de inventarios.

• Inventarios suficientes para hacer frente a la demanda.

• Rotar adecuadamente las existencias para no tener inventarios obsoletos de lento movimiento, etcétera.

• Minimizar la inversión de inventarios.

1.3 TIPOS DE EMPRESAS EN EL ECUADOR







Los principales formatos que establece la legislación ecuatoriana para los tipos de empresas que pueden llevar a cabo negocios en el mencionado país son:



  • Corporaciones o Sociedades Anónimas,

  • Compañías de Responsabilidad Limitada,

  • Compañía Holding o tenedora de acciones,

  • Compañía en Nombre Colectivo,

  • Compañía en Comandita Simple,

  • Compañías de Economía Mixta, y

  • Sucursales de Corporaciones Extranjeras.

CORPORACIONES O SOCIEDADES ANÓNIMAS:

La Sociedad Anónima es una compañía que tiene el capital total dividido en acciones, las que pueden ser negociadas públicamente. Se requiere un mínimo de dos accionistas para dividir el capital accionario, a no ser que la compañía pertenezca en parte a una organización gubernamental y/o sea prestadora de algún servicio público, en donde es permitida la existencia de un único accionista. La responsabilidad de los accionistas se restringe exclusivamente a la propiedad de sus acciones.

Para proceder a la aprobación e inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil de Ecuador, se requiere de una presentación previa de la constitución de la corporación, sus estatutos y escrituras ante la Superintendencia de Compañías o de Bancos.

El capital mínimo exigido para la constitución de la sociedad es de US$ 800 en dinero o especies, con el 100% suscrito y a lo menos el 25% pagado al momento de su formación.

COMPAÑÍAS DE RESPONSABILIDAD LIMITADA:

La responsabilidad de los socios en este tipo de compañías, se limita a la contribución al capital. Es posible que personas extranjeras sean socias de este tipo de compañías, pero no sucede lo mismo con las corporaciones foráneas, ya que estas tienen prohibición de participar.

Así como sucede con las Sociedades Anónimas, las Compañías de Responsabilidad Limitada, también deben obtener la aprobación de la Superintendencia de Compañías de sus escrituras de constitución para establecerse legalmente, además de la publicación de un aviso en el periódico ecuatoriano de mayor circulación.

El mínimo requerido como capital inicial es de US$ 400, del cual debe estar pagado al menos el 50% cuando se lleve a cabo su formación, y lo restante en el transcurso del siguiente año.

Las Compañías de Responsabilidad Limitada pueden establecerse para cualquier tipo de negocio, exceptuando la banca, los seguros y las finanzas.

COMPAÑÍA HOLDING O TENEDORA DE ACCIONES:

Este tipo de compañías tienen como principal objetivo la compra de acciones o participaciones de otras empresas, para así vincularlas y ejercer control a través de vínculos de propiedad accionaria, gestión, administración, responsabilidad crediticia o resultados, y de esta manera conformar un grupo empresarial.

Cada compañía deberá mantener estados financieros individuales para fines de control, utilidades para repartir entre los trabajadores y para materias impositivas, para fines distintos a los mencionados se podrán mantener estados financieros o de resultados consolidados y así se evitarán duplicaciones de trámites o procesos administrativos.

COMPAÑÍA EN NOMBRE COLECTIVO:

Este tipo de compañías están formadas por dos o más personas, quienes también comparten la posesión. Además, los socios son solidaria y mancomunadamente responsables por la totalidad de los actos realizados a nombre de la empresa, a no ser que se establezca una exención de responsabilidad en la constitución de la compañía.

COMPAÑÍA EN COMANDITA SIMPLE:

Este tipo de compañías cuentan con dos tipos de socios:

  • socios colectivos, y

  • socios comanditarios o limitados.

Los socios colectivos son los que proveen el capital, además de ser responsables por la conducción del negocio son solidaria y mancomunadamente responsables.

Los socios comanditarios proveen capital, pero no pueden participar en la administración de la sociedad, solamente se hacen responsables por su participación en el capital de la compañía.

COMPAÑÍAS DE ECONOMÍA MIXTA:

Este tipo de empresas son una mezcla entre compañías públicas y privadas. Generalmente, las Compañías de Economía Mixta se organizan para prestar servicios públicos o para dirigir proyectos de desarrollo. Debido a estas áreas de interés, muchas veces este tipo de empresas pueden despertar el interés de participación del Estado, que puede comprar la participación privada o viceversa.

Las Compañías de Economía Mixta se rigen bajo los mismos parámetros que las corporaciones privadas, dependiendo así de la Superintendencia de Compañías.

Al estar relacionadas con el Estado, este tipo de compañías tienen derecho a algunos beneficios corporativos especiales.


    1. DEFINICIÓN DE INVENTARIOS


Bienes de una empresa destinados a la venta o producción para su posterior venta, tales como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones.
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en tránsito o en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).


    1. PRINCIPIOS Y NORMAS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS


La regla de valuación para inventarios es el costo de adquisición o producción en que se incurre al comprar o fabricar un artículo, lo que significa en principio las sumas de las erogaciones aplicables a la empresa y los cargos que directa o indirectamente se incurran para dar a un artículo su condición de uso o venta.
Para lograr una correcta valuación, se precisa tener presentes los siguientes Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados:


  • Periodo Contable. Consiste en la identificación y registro de un hecho o suceso en el periodo en que ocurre.




  • Realización. Se deben registrar las operaciones o eventos económicos en el momento que se realizan.




  • Valor Histórico Original. Las transacciones o eventos que se realizan se cuantifican en términos monetarios al momento de considerarlos contablemente realizados.




  • Consistencia. Es la utilización de procedimientos de cuantificación perdurables para la comparación de la información y para efectos de presentación de la información.


NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD (Consulta)
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (Consulta)
1.6 TIPOS DE INVENTARIOS


  • Materias Primas.- Son los materiales que sufren cambios en el curso de su incorporación al producto final.

  • Artículos traídos de fuera.- Son los materiales que se usan sin modificación al ser incorporados al producto final. Se tienen en inventario ya sea porqué puedan ser producidos a menor costo en cualquier otra parte, o porque no se tiene la capacidad necesaria para producirlos.

  • Piezas o componentes.- Son artículos que se fabrican a partir de las materias primas o de artículos traídos de fuera y que, por lo general, pueden ser almacenados como unidades completas.

  • Mercancías Generales.- Son artículos de uso común y en los que no puede especificarse fácilmente su costo de ubicación. Estos artículos incluyen jabón, trapo, combustible, lubricantes, etc.

  • Papelería.- A menudo se incluye bajo mercancías generales. Es sorprendente que ambos, mercancías generales y papelería, a menudo responden por una elevada proporción de los inventarios existentes totales.

  • Repuestos.- Son componentes para uso en plantas y equipo.

  • Material de empaque.- Incluye cajas para empaque, madera, lana, papel de varias clases, paja, fibra, etc.

  • Material de “libre emisión” o Materiales propiedad de terceros.- Es suministrado por el cliente para ser incorporado a los artículos que para él se producen. No se cargan ni la paga el fabricante, pero el costo de almacenamiento es, de cualquier modo, una carga para quien mantiene el inventario.

  • Chatarra o residuos.- Es el material sobrante de un proceso de fabricación ya terminado. Por lo general no tiene valor para ser vuelto a procesar en la planta del fabricante; pero es de utilidad a terceros y, por ende, puede ser vendido.

  • Desperdicios.- No tiene valor de reventa.

  • Material defectuoso,- Es aquel que puede sujetarse a un nuevo proceso de fabricación económico para producir finalmente un artículo vendible.


De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios:

Inventario de Mercancías:

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de Productos Terminados:

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministros de Fábrica:

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).


Otros tipos de inventarios


  • Inventario final: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente el 31 de diciembre.

  • Inventario inicial: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa. Solo se documenta los bienes existentes el día de elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero.

  • Inventario Físico: es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Este inventario es determinado por la observación, el conteo, el peso, la medida real de los bienes o productos a través de un listado.

La realización de este tipo de inventario tiene como finalidad, convencer a los directivos, auditores, contadores y jefes de departamentos de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal.



    1. ADQUISICIONES Y APROVISIONAMIENTOS DE INVENTARIOS

El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

(a) Cálculo de necesidades: Se refiere a las necesidades de la empresa e involucran cantidades, períodos de tiempo, fechas, etc. Dichas necesidades se orientan al consumo, reemplazo, reserva.

(b) Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

  • Mantener la continuidad del abastecimiento;

  • Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;

  • Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa;

  • Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.,

  • buscando calidad adecuada;

  • Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales;

  • Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;

  • Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento. 

(c) Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

(d) Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan.  Los principales aspectos de esta actividad son:

  • Control de la exactitud de sus existencias.

  • Mantenimiento de la seguridad.

  • Conservación de los materiales.

  • Reposición oportuna.

(e) Despacho o
distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.

(f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación.

(g) Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa. 



IMPORTANCIA

La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:

  • Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.

  • Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.

  • Mantener unas normas de calidad adecuadas.

  • Buscar y mantener proveedores competentes.

  • Normalizar los elementos que se adquieren.

  • Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.

  • Mantener la posición competitiva de la organización.

  • Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

NECESIDAD DE ABASTECIMIENTO Y APROVISIONAMIENTO

Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa:



    1. VALORACIÓN DE LOS INVENTARIOS


Los métodos de valoración más usados son: método FIFO o PEPS, método LIFO o UEPS, método de Promedio Ponderado
(CONSULTAR LOS MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS).



    1. EJERCICIOS PRÁCTICOS



DR. LENYN VÁSCONEZ A. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Página


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