La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de datos plana consiste en que los datos sólo se introducen una sola vez en una tabla






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fecha de publicación10.09.2015
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¿Cómo relacionar tablas?
La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de datos plana consiste en que los datos sólo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera.

Cualquier modificación sólo hay que realizarla una sola vez y automáticamente se realizará en todas las demás tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud en los datos que siempre estarán actualizados independientemente de la tabla en la que estemos

Tipos de relaciones
Existen tres tipos de relaciones, que se explican a continuación. Más adelante se verá cómo quedan guardadas relaciones de este tipo en Access.
1. Relación uno a uno: Cada registro de la tabla A se relaciona sólo con un registro de una tabla B y cada registro de la tabla B se relaciona sólo con un registro de la tabla A.


Relación uno a varios :Cada registro de la tabla A está relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B está relacionado con un sólo un registro de la tabla A.



Relación varios a varios :Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con más de un registro de la tabla A.



Si existiera una base de datos con dos tablas: médicos y pacientes, con una relación directa entre ellos, un médico atendería muchos pacientes y un mismo paciente podría ser atendido por varios médicos. Varios registros de la tabla de médicos se relacionaría con varios registros de la tabla de pacientes.

Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita médica, etc. En el ejemplo 1 esta tabla especial es la tabla Visitas, donde aparecen tanto el código del médico como el del paciente.

¿Qué es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:

-Introducir datos

-Almacenar datos

-Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas

Tipos de campos

En el listín telefónico podemos ver que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sería absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.

Tipos de base de datos: planas y relacionales

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico necesitamos una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos más de una.

Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. ¿Es posible almacenar esta información en una sola tabla?:
 
 

 

Hospital

Fecha

Nombre

Dirección

Tfno.

Diagnóstico

Tratamiento

Médico

6-12-95

Cabrera Ortíz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Apendicitis

Cirugía

Dra. Sanz

5-5-95

García García, Ana

Avda. Arroyos, 54

256699

Gripe

Frenadol

Dr. Pérez

12-1-96

Santos Gemio, Luis

c/ Berruguete, 74

369856

Sarampión

Augmentine

Dr. Pérez

12-1-96

Cabrera Ortiz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Sinusitis

Sinus

Dr. Alonso

23-5-95

García García, Ana

Avda. Arroyos, 54

256699

Sarampión

Clamoxil

Dra. Sanz

6-12-95

Cabrera Ortiz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Sinusitis

Sinus

Dr. Pérez

1-1-96

Santos Gemio, Luis

c/ Berruguete, 74

369856

Amigdalitis

Clamoxil

Dr. Alonso

25-2-95

Cabrera Ortiz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Amigdalitis

Clamoxil

Dra. Sanz


Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas:



Esta base de datos relacional estará formada por tablas. Con la característica de que las mismas se relacionan entre sí mediante uno o más campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad será una tabla en nuestra base de datosy que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas. Así, para este ejemplo, se pueden emplear las siguientes tablas:



Bases de datos de red

El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco.

El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.

En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.

Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sería del todo infiable.

Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. Estas están situadas en un único ordenador –llamado servidor (generalmente ordenadores de gran potencia)– y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ella –los llamados clientes–. Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, está introduciendo datos en la base.



Los ejemplos del manual

En el manual se utilizan varios ejemplos para explicar el funcionamiento de Access. Dos de ellos son de un hospital. Para mayor comprensión de los ejemplos a continuación se muestra la estructura de cada ejemplo de forma clara.

Ejemplo1:



Un paciente puede acudir al médico muchas veces en la vida. En cada visita que realiza el paciente le puede atender un médico distinto por motivos distintos. Un médico a su vez atiende a muchos pacientes. En esta base de datos la relación entre los pacientes y los médicos se ha realizado creando una tabla: visitas.

Los campos en común son los códigos de los pacientes y de los médicos. Estos campos compartidos tienen el origen en la tabla que los creó (tabla médicos o tabla pacientes) pero esos mismos datos se podrán ver en la tabla visitas gracias a la relación. De esa forma los datos de una visita en parte procederán de las tablas médicos y pacientes, y en parte serán datos propios de visitas.

Ejemplo 2:



En esta base de datos la relación entre la tabla de los médicos y la de pacientes es más directa. Hay una tercera tabla para tener un listado de las especialidades y no escribir el nombre mal.

En este ejemplo cada médico tiene adjudicada una lista de pacientes. A cada paciente le corresponde un médico de cabecera. Por tanto el campo que permite la relación es el nombre del médico (Médicos) y

Las tablas

Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información

Las Vistas de la tabla

Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no sólo cambia el aspecto de la tabla, sino que además varían el menú y la barra de herramientas:
 

 

Vista Diseño











La clave principal

La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.

Para la tabla Pacientes se tiene que pensar que campo no se repite. Podría ser el campo nombre, pero el nombre no es algo único. Los campos nombre y apellidos juntos también se podrían repetir en algún caso. De modo que lo más indicado es crear un código único para cada paciente. Se selecciona el campo nombre y se inserta un campo. Se llama Código del paciente y se elige el tipo de dato Autonumérico. Este tipo de dato hace que Access genere un número único a cada registro de la tabla. De esta forma es totalmente seguro que el campo no tendrá ningún registro repetido.

Es decir los datos de un paciente no aparecerán repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado físico de un paciente se tendrá la seguridad de que ahí están todos sus datos médicos.



Tipos de clave principal

En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples.

3.3.1.1. Claves principales de Autonumérico

Un campo Autonumérico puede establecerse para que el programa introduzca automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.

Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal.

Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal automáticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de Autonumérico.

Claves principales de Campo simple

Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal.

Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal.

Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qué registros contienen datos duplicados. Si no se puede eliminar fácilmente las entradas duplicadas mediante la edición de los datos, se puede agregar un campo Autonumérico y establecerlo como clave principal o bien definir una clave principal de campos múltiples.

Claves principales de Campos múltiples

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal.

La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios.

Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como la clave principal en su lugar.

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