Por regla general, todos los nombres de personas a que se haga referencia en este documento deberán conservar la misma estructura especificada en el párrafo anterior

1. 
   Todo los documentos deberán escribirse en Microsoft Word en la versión que la empresa tenga definida. Para todos los casos la documentación se deberá hacer en la versión de Word en Inglés.
   
2. 
   El nombre del proyecto siempre deberá estar precedido por la palabra Proyecto y el nombre en si mismo deberá escribirse en mayúscula la primera letra.
   
3. 
   Todos los documentos externos deberán tener como encabezado el nombre del proyecto en el cual se encuentran matriculados.
   

1. 
   El nombre del Cliente siempre se debe colocar en su versión extensa y no con su acrónimo. Por ejemplo, escribir ISA está mal hecho, se debe escribir Interconexión Eléctrica S.A. El acrónimo solamente se utiliza una vez se haya hecho explícito en el prefacio la asociación entre el acrónimo y el nombre extenso.
   
2. 
   El nombre del cliente se escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra.
   

1. 
   Este texto es fijo y no deberá ser modificado.
   

1. 
   Escriba el nombre de la persona que escribe la versión 1.0 del documento. Para el caso de nuevas versiones, el nombre del autor original deberá permanecer. Más adelate se hace referencia a las personas que hacen nuevas versiones al mismo documento.
   
2. 
   El nombre del autor simpre se escribe poniendo la primera letra de cada nombre en mayúscula y la siguientes en minúscula. Se debe colocar el primer nombre completo, el segundo nombre completo, el primer apellido completo y la inicial del segundo apellido.
   
3. 
   POR REGLA GENERAL, TODOS LOS NOMBRES DE PERSONAS A QUE SE HAGA REFERENCIA EN ESTE DOCUMENTO DEBERÁN CONSERVAR LA MISMA ESTRUCTURA ESPECIFICADA EN EL PÁRRAFO ANTERIOR.
   

1. 
   Escriba la fecha de creación del documento, esta fecha solamente se modifica para la primera versión, ya que especifica la fecha en la cual se creó el documento.
   
2. 
   Para actualizar estos campos, seleccione todo el párrafo y presione la techa [F9].
   

1. 
   Para la primera versión del documento la fecha anterior y esta deben coincidir. En la medida en que se crean nuevas versiones del documento, esta fecha deberá ser modificada de tal manera que siempre refleje la fecha de la última modificación realizada sobre el documento.
   

3. 
   Para actualizar estos campos, seleccione todo el párrafo y presione la techa [F9].
   

1. 
   El número de control corresponde a un consecutivo que se lleva a nivel de toda la documentación que se genera en Ideas Aplicadas. Para mayor claridad sobre cual deberá ser el consecutivo, favor consultar el Manual de Calidad.
   
2. 
   Este número de control corresponde también al nombre del archivo con que se grabará este documento.
   
3. 
   Si por ejemplo fuéramos a grabar este documento, el nombre del mismo sería ial00001.doc.
   
4. 
   Al colocar el nombre del documento, no olvide que este está compuesto por un prefijo de tres letras que se le asigna al proyecto, y un sufijo de cinco números consecutivos. Todo el prefijo de las tres letras se deben conservar en minúsculas al momento de grabar el nombre del documento y en la especificación del número de control: Correcto ial00001, Incorrecto: IAL00001, IaL00001, iAL000001. Entre el nombre y el consecutivo no deben existir espacios en blanco.
   

1. 
   La versión siempre se generará de uno en uno. Siempre que genere una nueva versión del documento, se debe modificar este valor para que refleje el cambio correspondiente.
   

1. 
   En esta tabla se debe colocar los nombres de las personas que aprueban la elaboración del documento. Es importante recalcar que en esta sección no se aprueba el contenido del documento por parte del cliente. Esta sección muestra quiénes son las personas que internamente en Ideas Aplicadas se hacen responsables del documento. En la mayoría de los casos, una de ellas es la persona que lo escribió.
   
2. 
   DOCUMENTO CONTROLADO quiere decir que para cada versión del mismo documento que se genere, se garantizará que las personas a las cuales se les entregue siempre tendrán la última versión del mismo.
   
3. 
   Cuando usted imprima un documento de tipo controlado, tenga la precaución de generar exactamente el número de copias especificadas en la lista de distribución (que aparece más adelante en un cuadro). Por cada nueva versión que se genere, se deberá solicitar la anterior para destruirla antes de entregar la nueva copia con la versión actualizada.
   
4. 
   Si no desea que este sea un documento controlado, entonces favor colocar en el aviso: DOCUMENTO NO CONTROLADO.
   

Control del documento

Registro de Cambios

Fecha	Autor	Versión	Referencia de Cambios
12/06 /2014	Victoria Helena Ríos	1.0	No existe documento anterior

1. 
   El registro de cambios se utiliza para explicar brevemente cuales son los cambios incorporados desde la última versión del documento.
   
2. 
   En la columna Fecha coloque la fecha en la cual se tiene escribió la última versión del documento.
   
3. 
   Al frente de Autor coloque el nombre de la persona que escribió la versión del documento.
   
4. 
   En la columna versión coloque el nuevo número de versión del documento en cuestión.
   
5. 
   Referencia de cambios. Escriba brevemente una descripción de los cambios más importantes entre la versión anterior y la actual.
   

Revisores

Nombre	Cargo o Empresa
Jorge Alberto Ríos	Director de Implementación de Negocios
Jorge Giovanny Ríos	CEO
Adiz Marín Fernández	Mercadeo y Ventas

1. 
   Escriba el nombre de todas las personas que revisaron este documento. Sea cuidadoso al escribirlas, pues con esto está haciendo responsables solidarios del contenido a estas personas.
   

Distribución

No. de Copia	Nombre	Ubicación
	Archivo Electrónico	Softgen
	Jorge Alberto Rios	Softgen
	Jorge Giovanny Rios	Softgen
	Adiz Marín Fernandez	Softgen

1. 
   Escriba el nombre de cada una de las personas a las cuales les va a enviar una copia.
   
2. 
   En la parte de ubicación escriba el nombre del área o de la empresa donde se encuentra la persona a la cual le va a enviar la copia. Por defecto se asume que es una copia en papel, si la copia se envía electrónicamente favor especificar esto en esta misma columna. Para el caso del envío electrónico, se debe imprimir el registro que genera el mail como constancia de entrega y guardarlo en la carpeta donde se almacenan los registos de entrega de documentos.
   

DEFINICIONES

• 
  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  

• 
  Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, en Softgen se identificará como listado de información de datos personales.
  

• 
  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  

• 
  Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  

• 
  Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  

• 
  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  

• 
  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  
• 
  
  

Utilización de datos

• 
  Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros, servicios, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de la Softgen S.A.S. como prestadora de servicios informáticos, asesoría o institución de educación no formal, alianzas, estudios, contenidos, así como las demás instituciones que tengan una relación directa o indirecta, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos; proveer nuestros servicios;
  

• 
  Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga Softgen S.A.S.;
  

• 
  Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, empleados y estudiantes;
  

• 
  Informar sobre cambios de los servicios de la Softgen S.A.S.;
  

• 
  Evaluar la calidad del servicio, y
  
• 
  Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por la Softgen S.A.S..
  

• 
  Desde un inicio se le informa a los titulares de información que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de SOFTGEN S.A.S., que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos.
  

• 
  La Base de Datos de Clientes estará vigente el tiempo que dure la relación contractual existente entre Softgen S.A.S. y el titular de los datos, y tendrá un periodo de vigencia indefinido respecto de los datos personales cuyos titulares hayan autorizado el envío de comunicaciones comerciales.
  

Derechos y deberes

Derecho de Autorización

Políticas de consulta

Políticas de Rectificación

Políticas de Actualización

Políticas de Supresión de los datos

Autorización

Si usted es titular de la información debe:

• 
  Tener claridad de dónde se encuentran sus datos personales actualmente.
  
• 
  Saber quién custodia sus datos personales.
  
• 
  Conocer qué personas tienen acceso a su información personal.
  
• 
  Conocer los mecanismos legales con que puede defender sus derechos de información ante las entidades ya sean públicas o privadas.
  
• 
  Identificar sus bases de datos.
  
• 
  Entender que su información constituye un derecho y sobre ella usted tiene el poder de decidir, quién la tiene, en qué condiciones la tiene y hasta cuándo la tiene.
  

Procedimiento y Políticas

Política de Actualización

Política de Tratamiento de datos

FORMATO DE AUTORIZACION

DD

MM

AAAA

SOLICITUD DE CAMBIO

DD

MM

AAAA