AVISO SOBRE PRACTICAS DE PRIVACIDAD
ESTE AVISO DESCRIBE COMO PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACION MEDICA Y COMO USTED PUEDE ACCEDER DICHA INFORMACION. POR FAVOR, REVISE ESTE DOCUMENTO CUIDADOSAMENTE.
Información Médica Protegida (“IMP”) incluye generalmente información médica personal que se transmite o mantiene por medios electrónicos, o en otras formas o medios. Información Médica Personal incluye su nombre, fecha de nacimiento, dirección, número de seguro social, así como otra información que pueda servir para identificarle y que esté relacionada con su condición o tratamiento mental o físico, presente, pasado o futuro.
___________________________, sus dueños, administradores, empleados, representantes, agentes y contratistas (colectivamente denominados “Proveedor”), poseerá, almacenará, utilizará y transmitirá su IMP. No obstante, la autoridad de Proveedor para utilizar y divulgar su IMP está estrictamente reglamentada. Su IMP puede ser utilizada y divulgada para propósitos de tratamiento, pago y asuntos operacionales relacionados con sus servicios de salud. El Proveedor puede también usar y divulgar su IMP sin su autorización en circunstancias limitadas
Este Aviso Sobre Prácticas de Privacidad describe como el Proveedor puede utilizar y divulgar su IMP y como usted puede acceder y controlar esta información. El Proveedor está obligado a regirse por los términos de este Aviso. El Proveedor le notificará si cambia o enmienda los términos de este aviso y le hará disponible una copia del aviso enmendado. La notificación del Proveedor podrá ser electrónica, por correo regular u otros medios. Cualquier cambio o enmienda será efectivo a partir de la fecha de efectividad del aviso enmendado.
1. Divulgación Obligatoria de IMP
El Proveedor está obligado a divulgarle su IMP (a usted o su representante autorizado) si usted solicita acceso a su Información Médica protegida. Esto significa que si usted le solicita al Proveedor una copia de su expediente médico, en formato electrónico o papel, para cualquier propósito, el Proveedor tiene que entregarle la información. Sin embargo, el Proveedor podría cobrarle una cuota razonable para cubrir los costos administrativos de reproducción, sujeto a ciertas limitaciones.
El Proveedor también está obligado a divulgar su IMP ante el requerimiento del Departamento de Salud y Recursos Humanos de los Estados Unidos de América (“HHS”) cuando está llevando a cabo una revisión o investigación sobre cumplimiento, o una acción legal. Por ejemplo, si HHS o cualquiera de sus contratistas solicita revisar su IMP para determinar si el Proveedor le ofreció los servicios de salud por los cuales ha facturado, el Proveedor tiene que divulgar su IMP. La divulgación está limitada a la información específicamente requerida. El Proveedor le notificará de cualquier solicitud de HHS o sus contratistas para la divulgación o uso de su IMP.
2. Usos y Divulgaciones Permitidas
A. El Proveedor necesita utilizar y divulgar su IMP para proveerle sus servicios de salud y operar su negocio. Así pues, el Proveedor está autorizado por ley a utilizar y divulgar su IMP, sin su autorización, para propósitos de tratamiento, pago y asuntos operacionales relacionados con sus servicios de salud. Los usos permitidos incluyen, por ejemplo:
1. Tratamiento: El Proveedor usará y divulgará su IMP para proveerle servicios de salud. Esto incluye administrar y coordinar su cuido con otros profesionales de la salud como enfermeras, médicos, terapistas y asistentes de salud en el hogar. El Proveedor, por lo tanto, puede divulgar su IMP a estos proveedores según sea necesario, para asegurar que usted recibirá los servicios de salud requeridos conforme su condición médica. Por ejemplo, si su Plan de Cuidado requiere que se le provean servicios de terapia ocupacional, el Proveedor divulgaría su IMP al proveedor de estos servicios envuelto en su cuidado médico, de modo que usted reciba el tratamiento requerido bajo dicho plan.
2. Pago: El Proveedor usará y divulgará su IMP como resulte necesario para cobrar y recibir pagos por los servicios de salud que brinde o coordine para su beneficio. El uso y divulgación incluye enviar su IMP a su seguro médico para que pueda determinarse su elegibilidad y cubierta para los servicios que habrán de ser provistos y proveer prueba de que los servicios fueron prestados. Por ejemplo, el Proveedor puede usar y divulgar su IMP a Medicare para obtener pago por los servicios prestados de salud en el hogar u hospicio o para justificar su necesidad de servicios.
3. Asuntos Operacionales de su Cuidado de Salud: El Proveedor utilizará y divulgará su IMP, como resulte necesario, para sostener sus actividades de negocio. Estas actividades incluyen entre otras, adiestrar empleados periódicamente, revisar su expediente para asegurar cumplimiento con los requisitos de licenciamiento estatal y federal, medir el rendimiento de sus empleados o contratistas en la prestación de servicios y coordinar otras responsabilidades o actividades de negocio. Por ejemplo, si el Proveedor contrata con otra entidad para que provea servicios de cobro, el Proveedor usará y divulgará aquel IMP necesario para que dicho contratista pueda cobrar los servicios que le fueron prestados.
El Proveedor puede usar o divulgar su información demográfica y las fechas en las cuales recibió tratamiento del Proveedor o su médico, según resulte necesario, para contactarlo si el Proveedor lleva a cabo actividades para la recaudación de fondos. Si usted no interesa recibir este tipo de material, por favor comuníquese con nuestro Oficial de Cumplimiento e indique que no quiere recibir este tipo de información.
B. El Proveedor puede usar y revelar su IMP sin su consentimiento como sigue:
1. Interés Público y Actividades Benéficas: La ley permite el uso y divulgación de IMP sin su autorización o permiso, para 12 propósitos nacionales prioritarios:
a. Requeridos por Ley. El Proveedor puede usar y divulgar su IMP sin autorización individual, según requiera la ley, incluyendo estatutos, reglamento u órdenes de un tribunal. Por ejemplo, si el Proveedor recibe una citación de un tribunal de justicia para la entrega de su IMP, el Proveedor puede divulgar su IMP.
b. Actividades para la Salud Pública. El Proveedor puede divulgar IMP a autoridades de salud pública o tercero autorizados por ley a recopilar o recibir dicha información para varios propósitos que incluyen:
1. prevenir o controlar enfermedades, lesiones, o incapacidades, y para salud púbica, u otras autoridades gubernamentales autorizadas a recibir informes de abuso contra niños o negligencia;
2. entidades sujetas a los reglamentos del FDA y relacionadas con los productos o actividades reguladas, para fines de informar efectos adversos, rastreo de productos, reclamo de productos, y vigilancia de mercado;
3. individuos que puedan haber adquirido o estado expuestos a una enfermedad transmisible, cuando el aviso esté autorizado por ley;
4. patronos, con relación a empleados, cuando sea necesario para obtener información sobre enfermedades o lesiones relacionadas con el empleo o vigilancia médica en el empleo, porque dicha información es necesaria para que el patrono pueda cumplir con una ley federal o estatal.
c. Víctimas de Abuso, Negligencia o Violencia Doméstica. El Proveedor en algunos casos, puede divulgar IMP a las autoridades gubernamentales pertinentes en casos de abuso, negligencia o violencia doméstica.
d. Actividades de Supervisión de la Salud. El Proveedor puede divulgar IMP a las autoridades encargadas de supervisar los sistemas y la prestación de servicios de salud, para fines como llevar a cabo auditorías e investigaciones, y a programas de beneficios gubernamentales.
e. Procedimientos Judiciales y Administrativos. El Proveedor puede divulgar IMP en procedimientos judiciales o administrativos si la solicitud de divulgación surge de una orden de una corte o tribunal de justicia o administrativo. Dicha información puede ser divulgada también para responder a una citación u otro proceso legal siempre y cuando se provean ciertas garantías relacionadas con la de notificación al individuo afectado u órdenes protectoras.
f. Propósitos de Aplicación de Ley. El Proveedor puede divulgar IMP a oficiales encargados de hacer valer la ley en las siguientes circunstancias, y sujeto a condiciones específicas:
1. tal cual requiera la ley (incluyendo órdenes y citaciones judiciales) y requerimientos administrativos;
2. para identificar y localizar un sospechoso, fugitivo, testigo o persona desaparecida;
3. respondiendo al requerimiento de un oficial del orden público para información sobre una víctima o presunta víctima de un crimen;
4. alertar a aquellos encargados de hacer valer la ley, de la muerte de una persona, si el Proveedor sospecha que la muerte surge como consecuencia de un crimen;
5. cuando el Proveedor cree que la IMP es prueba de un delito ocurrido en su local; and
6. por un proveedor de servicios de salud en caso de emergencia médica que no ocurra en su local, cuando resulte necesario para informar la comisión o naturaleza de un crimen a personas encargadas de hacer cumplir la ley, localizar la víctima o escena de un crimen y al autor de un crimen.
g. Fenecido. El Proveedor puede divulgar IMP a directores de servicios funerales, y a médicos forenses o examinadores para identificar una persona fenecida, determinar la causa de la muerte y llevar a cabo otras funciones autorizadas por ley.
h. Donación de Órganos Cadavérico, Ojos o Tejidos. El Proveedor puede usar o divulgar IMP para facilitar la donación y trasplante de órganos cadavéricos, ojos y tejidos.
i. Investigación. “Investigación” es cualquier investigación sistemática diseñada para desarrollar o contribuir al conocimiento generalizable. El Proveedor puede usar y divulgar su IMP para propósitos de investigación, sin su autorización, siempre y cuando el Proveedor obtenga, ya sea: (1) documentación de que una Junta Revisora Institucional o Junta de Privacidad ha obtenido un relevo o autorización para el uso y divulgación de IMP para fines investigativos; o (2) el investigador represente que el uso o divulgación de su IMP es únicamente para preparar el protocolo de investigación, que el investigador no eliminará IMP del Proveedor, y que la IMP que se interesa acceder es necesaria para la investigación; o (3) representaciones del investigador de que el uso o divulgación perseguido es solamente para propósitos investigativos sobre la IMP de una persona fenecida, que la IMP que se pretende acceder es necesaria para la investigación y, a requerimiento del Proveedor, se obtenga documentación de la muerte de la persona cuya IMP se solicita. El Proveedor puede usar o divulgar también, sin su autorización, un conjunto limitado de datos de su IMP.
j. Amenaza Grave a la Salud o la Seguridad. El Proveedor puede divulgar IMP que considere necesaria para prevenir o mitigar una amenaza grave e inminente a una persona o el público, cuando dicha divulgación se hace a alguien que el Proveedor considera que puede prevenir o mitigar la amenaza (incluyendo el objetivo de la amenaza). El Proveedor puede divulgar IMP además, a oficiales del orden público, si la información es necesaria para identificar o capturar a un delincuente fugitivo o violento.
k. Funciones Esenciales Gubernamentales. El Proveedor puede divulgar IMP sin una autorización, para ciertas funciones esenciales gubernamentales. Dichas funciones incluyen: asegurar la ejecución efectiva de una misión militar, llevar a cabo actividades de inteligencia y seguridad nacional legalmente autorizadas, proveer servicios de protección al Presidente, hacer determinaciones médicas para empleados del Departamento de Estado, proteger la salud y seguridad de personas confinadas o empleados de instituciones de corrección, y determinar elegibilidad para inscripción o llevar a cabo inscripciones en ciertos programas benéficos gubernamentales.
l. Compensación a Trabajadores. El Proveedor puede divulgar IMP según autorizado por, y para cumplir con, leyes de compensación a obreros y otros programas similares que provean beneficios a los trabajadores por lesiones o enfermedades relacionadas con el empleo.
C. El Proveedor puede usar y divulgar su IMP también en los casos siguientes:
1. Uso y Divulgación Incidental. El uso y divulgación de IMP que ocurra como consecuencia de, o sea incidental a, otro uso o divulgación permitida, siempre y cuando el Proveedor haya adoptado las salvaguardias necesarias y la información compartida se limite a la mínima necesaria.
2. Conjunto Limitado de Datos. Un conjunto limitado de datos es IMP de la cual ciertos indentificadores directos y específicos de un individuo, los miembros de su familia y patronos han sido eliminados. Un conjunto limitado de datos puede ser utilizado y divulgado para propósitos de investigación, operacionales y públicos, siempre y cuando el beneficiario de la IMP acuerde mediante contrato utilizar salvaguardas específicas para proteger la IMP contenida dentro de dicho conjunto limitado de datos.
3. Usos y Divulgaciones que Requieren Autorización. Su IMP, en todos los demás casos, puede ser utilizada y divulgada solamente luego de obtener su consentimiento escrito. Usted tiene el derecho de revocar cualquier autorización de uso y divulgación en cualquier momento, en cuyo caso, el Proveedor no usará o divulgará su IMP para los propósitos que habían sido autorizados, a partir de la fecha de la revocación. Su autorización se requiere para el uso y divulgación de su IMP in los casos que siguen:
a. Anotaciones o Apuntes de Psicoterapia. Se requiere su autorización para usar o divulgar anotaciones o apuntes de psicoterapia excepto en las siguientes circunstancias:
1. El Proveedor puede usar cualquier anotación o apunte que genere para su tratamiento.
2. El Proveedor puede usar o divulgar anotaciones o apuntes de psicoterapia, para su propio adiestramiento y apara defenderse en cualquier procedimiento legal incoado por usted, para que HHS investigue o determine si el Proveedor ha cumplido con sus obligaciones conforme las Reglas de Privacidad, para evitar amenazas graves e inminentes a la seguridad o salud pública, a una agencia encargada de supervisar al originado de las anotaciones o apuntes de psicoterapia, para las actividades legales de médico forenses o examinadores médicos, o como pueda ser requerido por ley.
b. Mercadeo. Mercadeo es cualquier comunicación relacionada con un producto o servicio que aliente al beneficiario a adquirir o usar dicho producto o servicio. Mercadeo no incluye:
1. Comunicaciones para describir productos o servicios relacionados con la salud, o su pago, provisto por o incluido en un plan de beneficios del Proveedor o la entidad que emite la comunicación;
2. Comunicaciones sobre proveedores participantes en una red de planes de salud, sustitución o mejoras a un plan de salud, y productos o servicios relacionados con la salud disponibles solo para suscriptores de un plan de salud que añada valor, pero no se aparte de, el plan de beneficios;
3. Comunicaciones para el tratamiento del individuo; y
4. Comunicaciones para el manejo de casos o coordinación de cuidado para el individuo, o para dirigir o recomendar tratamientos alternos, terapias, proveedores, o centros de atención al individuo.
Mercadeo es también un acuerdo entre el Proveedor y cualquier otra entidad, mediante el cual el Proveedor divulga IMP a cambio de remuneración directa o indirecta, para que la otra entidad envíe comunicaciones relacionadas con sus productos o servicios y alentando el uso o compra de dichos productos o servicios.
El Proveedor tiene que obtener su autorización para usar o divulgar su IMP para propósitos de mercadeo, excepto para mercadeo cara a cara entre usted y un proveedor y para la provisión de regalos promocionales de valor nominal. Una autorización para mercadeo que envuelva el recibo por el Proveedor de remuneración directa o indirecta de un tercero, tiene que contener dicha divulgación.
4. Usos y Divulgaciones Permitidas de IMP que Requieren Previa Oportunidad para Consentir u Objetar
Un permiso informal para usar y divulgar IMP se puede obtener preguntándole o como consecuencia de circunstancias que le dan claramente la oportunidad de consentir u objetar. Si usted está incapacitado, en caso de una emergencia, o no está disponible, el Proveedor puede, como regla general, usar y divulgar su IMP si en el ejercicio de su juicio profesional, el uso o divulgación resultará en la protección de sus mejores intereses.
a. Directorios de Facilidades de Salud. El Proveedor no mantiene un directorio con información de contacto de los pacientes. No obstante, para su beneficio, sepa que es práctica común de muchas facilidades de salud, tales como hospitales, mantener un directorio con la información de contacto de los pacientes. Estos proveedores pueden confiar en su permiso informal para incluir en su directorio su nombre, condición general, afiliación religiosa y localización dentro de sus facilidades. Dichos proveedores pueden además divulgar su condición y localización a cualquier persona que les procure por su nombre, y su afiliación religiosa a miembros del clero.
b. Avisos y otros Propósitos. El Proveedor también puede confiar en su permiso informal para divulgar a sus familiares, amigos u otras personas identificadas por usted, IMP directamente relacionada con la participación de dichas personas en su cuidado médico. Esto permite a los farmacéuticos entregar sus medicamentos a una persona que actúe a nombre suyo. De igual forma el Proveedor puede descansar en su permiso informal para usar o divulgar IMP para propósito de notificar (incluyendo identificar y localizar) a miembros de su familia, representantes autorizados, u otros responsables de su cuidado, su localización, condición general o deceso. Además, su IMP puede ser divulgado para notificar al público o entidades privadas autorizadas por ley para asistir en esfuerzos de ayuda ante desastres.
5. Conozca sus Derechos sobre su IMP
Usted tiene derechos a:
a. Acceder su IMP. Usted puede inspeccionar y obtener copia de su IMP. Puede obtener copia de su expediente médico, incluyendo facturas y pagos relacionados con su tratamiento, y cualquier otro expediente que el Proveedor, sus contratistas u otros proveedores utilicen para tomar decisiones acerca de usted o su cuido. Los proveedores pueden cobrar una cuota razonable para reproducir sus expedientes, con ciertas limitaciones. Su derecho a inspeccionar y reproducir anotaciones o apuntes de psicoterapia, información recopilada anticipadamente para uso en acciones o procedimientos civiles, criminales o administrativos, y ciertos tipos de resultados de pruebas de laboratorio, está limitado por ley. Comuníquese con nuestro Oficial de Cumplimiento si necesita más información.
b. Solicitar Restricciones al Uso o Divulgación de su IMP. Usted tiene el derecho de solicitar al Proveedor que no use o divulgue cualquier porción de su IMP para propósitos de tratamiento, pago u propósitos operacionales, y que cualquier porción de su IMP no sea usado o divulgado a miembros de su familia o amigos que puedan estar envueltos en su cuidado, o para propósitos de notificación. Si usted interesa establecer restricciones en el uso y divulgación de su IMP, comuníquese con nuestro Oficial de Cumplimiento.
El Proveedor no está obligado a consentir a dichas restricciones. No obstante, aún si el Proveedor consiente a las restricciones, el Proveedor puede usar y divulgar su IMP si resulta necesario para proveerle tratamiento en caso de emergencia.
c. Solicitar Recibo de IMP por Métodos Alternos o en una Localización Alterna. Usted puede solicitar al Proveedor que le envíe IMP a través de métodos alternos o a una localización alterna. Puede solicitar que nos comuniquemos con usted a través de una dirección o número de teléfono designado. Puede solicitar también que le enviemos comunicaciones en sobres sellados en vez de postales.
d. Solicitar Enmiendas a su IMP. Tiene derecho a solicitar al Proveedor que enmiende su IMP contenido en un conjunto limitado de datos cuando la información sea inexacta o incompleta. Si el Proveedor acepta su solicitud de enmienda debe llevar a cabo esfuerzos razonables para entregarle la información enmendada a aquellas personas identificadas por usted y aquellas que el Proveedor entienda requieran de ella. Si el Proveedor no acepta su solicitud de enmienda, el Proveedor debe notificarle la denegatoria por escrito y darle la oportunidad de entregar una declaración indicando su desacuerdo para que sea hecho parte de su expediente. Las reglas vigentes especifican los procedimientos para solicitar y responder a un requerimiento de enmienda. El Proveedor está obligado a enmendar IMP en un conjunto limitado de datos tan pronto reciba una aviso de enmienda de otro proveedor.
e. Recibir Contabilidad de las Divulgaciones de su IMP hechas por el Proveedor. Sujeto a ciertas restricciones y limitaciones, usted tiene derecho a recibir una contabilidad de divulgaciones de su IMP hechas por el Proveedor o sus asociados comerciales (“Business Associates”). Este derecho no se extiende a divulgaciones hechas para propósitos de tratamiento, pago o asuntos operacionales, o cualquier otra divulgación requerida por ley.
f. Obtener Copia de esta Aviso. Tiene derecho a recibir copia de este Aviso en papel, aún si ha aceptado o acordado recibir copia electrónica.
g. Recibir Aviso de Divulgación No Autorizada. El Proveedor está obligado por ley a notificarle de cualquier divulgación no autorizada de IMP que no estuviese protegida conforme los requisitos de seguridad establecidos por ley federal.
6. Quejas
El Proveedor tiene el deber de proteger su privacidad, proveerle un aviso de sus prácticas de privacidad y regirse por los términos de este aviso. Usted tiene derecho a quejarse ante HHS y el Proveedor si usted entiende o considera que sus derechos de privacidad han sido violentados. Si necesita más información o interesa presentar una queja contra el Proveedor, por favor comuníquese con nuestro Oficial de Cumplimiento ___________________ al ________________. El Proveedor no puede ni tomará acción contra usted si presenta una queja. También puede enviar sus quejas o preguntas a:
_______________________
Oficial de Cumplimiento
_______________________
_______________________
_______________________
Este Aviso será válido a partir de _________________.
RECONOCIMIENTO
Yo, _____________________________, reconozco haber recibido este Aviso de Prácticas de Privacidad hoy día ___________ de _____________ de _________, y consiento al uso y divulgación de mi IMP según aquí indicado, excepto según indico más adelante.
Solicito las siguientes restricciones al uso y divulgación de mi IMP:
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
_______________________________
Paciente/Representante Autorizado
Brooks Acevedo
Aviso de Prácticas de Privacidad 2013 ©
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