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[proyecto de sistemas II ] – DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA DE BI

26 de diciembre de 2012






P R O Y E C T O DE I N G E N I E R I A DE S I S T E M A S II

DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA BASADA EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS PARA LA MEJORA EN LA PROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTO INICIAL ANUAL (PIA) DE LA UGEL N° 04

Por

DANY OBERTH MACHACA AUQUI
Alumno de Ingeniería de Sistemas de la

Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas


UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL PERU

ENERO 2013


Tesis Dirigida por:

Dr. Erick Alex Papa Quiroz

INDICE
Resumen………………………………………………………………………………………………………………………......3

ABSTRACT…….…………………………………………………………………………………………………………………....4
1. CAPITULO I: INTRODUCCION

1.1 Motivación y Justificación………………………………………………………………………………………….6,7,8

1.2 Antecedentes de la Investigación………………………………………………………………………………….8

1.3 Objetivos………………………………………………………………………………………………………………………9

1.4 Contribuciones del trabajo………………………………………………………………………………………….10
2. CAPITULO II: MARCO TEORICO

2.1 Marco Metodológico…………………………………………………………………………………………………..11

2.2 Marco Tecnológico………………………………………………………………………………………………………19

2.3 Marco Metodológico del modelo de investigación …………………………………………………….25
3. CAPITULO III: DISEÑO DE LA SOLUCION

3.1 Metodológica a aplicar…………………………………………………………………………………………………28

3.2 Análisis del Problema…………………………………………………………………………………………………..29

3.3 Diseño de la Propuesta ……………………………………………………………………………………………….33
4. CAPITULO IV: VALIDACION DEL MODELO

4.1 Instrumentos y Técnicas……………………………………………………………………………………………….49

4.2 Diseño del Prototipo………………………………………………………………………………………………….…49

4.3 Validación Técnica…………………………………………………………………………………………………….….54

4.4 Validación Económica……………………………………………………………………………………………….….55
5. CAPITULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES…………………………………………….…….62
REFEENCIAS

APENDICES

ANEXOS


RESUMEN
En el presente trabajo se desarrollar el diseño de un Data Mart para la mejora la ejecución presupuestal de contratos de personal en la UGEL N° 04 – COMAS, entidad ejecutora quien depende del MINISTERIO DE EDUCACIÓN - MED;
El propósito de la implementación consta en tener un mejor control y gestión de la información en el sistema administrativo de contrato docente de forma que ayude a mejorar la calidad del servicio a los usuarios que presta dicha entidad, por la toma de decisiones eficientes conseguidas a partir de la información que este sistema proporcione a los directivos de dicha entidad.
Este trabajo muestra la metodología utilizada para el desarrollo del Datamart y un manejador de base de datos SQL Server 2008R2, que nos proporcionara seguridad en el manejo de información.
PALABRAS CLAVES
Datamart, MED, Proyecto, OLAP, Transacción, UGEL Nº 04.
ABSTRACT
This paper is developed in the design of a Business Intelligence tool for process improvement in the selection and recruitment of teachers, in the Office of Personnel Management of Local Education Management Unit Nº 04 - Comas - UGEL Nº 04 of the Ministry of Education – MED, the purpose of the implementation of this tool is to have better control and information management in the administrative system of contract teachers in a way that helps to improve the quality of services users provided that entity, for efficient decision making collected from this system provided that entity, for efficient decision making collected from this system provide information to managers of such entity.
This work shows the methodology used to develop the Datamart and a database manager SQL Server 2008R2, we provide safe handling information.
KEYWORDS
Datamart, MED, Project, OLAP, Transaction, UGEL Nº 04.
CAPITULO I: INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo desarrollare el diseño de una herramienta basada en inteligencia de negocios para la mejora en la programación del Presupuesto Inicial Anual (PIA) de la UGEL N° 04 - MINISTERIO DE EDUCACIÓN – MED; comprendido en el diagnostico que los problemas en los procedimientos presupuestales que no permiten la ejecución de 100% del marco presupuestal asignado (desechando presupuesto no ejecutado al Tesoro Publico), tampoco agilizar ni coordinar predicciones para la programación del Presupuesto Inicial Anual (PIA), sus ampliaciones y modificaciones a fin de cubrir las necesidades de las IIEE de la jurisdicción de la UGEL Nº 04.
El diseño de solución consiste en la construcción de un repositorio de datos con las tablas del SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera) de la UGEL Nº 04, donde se tiene la información registrada de los últimos 12 años (1999 al 2012) con respecto a la ejecución de presupuestal; información que nos permitirá establecer una tendencia de gasto en cada partida presupuestal, por cada nivel y por cada genérica de gasto; que son los indicadores que utiliza la Oficina de Presupuesto para elaborar el Presupuesto Inicial Anual (PIA) de la UGEL Nº 04.


    1. MOTIVACIÓN Y JUSTIFICACIÓN


1.1.1 MOTIVACION
El proyecto se encuentra motivado por una realidad de perdidas en las partidas presupuestales, el cual se detallara a continuación:
La UGEL Nº 04 en la actualidad viene devolviendo sumas millonarias del marco presupuestal debido a su falta capacidad de gasto; pese a que las necesidades de las IIEE aun persiste, siendo evaluado por la entidad mayor supervisora como negligencia en la ejecución.
Por ejemplo tomaremos la Genérica 01: Gastos de Personal, confrontando el presupuesto inicial asignado de los años 2009, 2010 y 2011 con su ejecución; en la que podemos apreciar que el saldo es el presupuesto que se devuelve al Tesoro Publico.



SITUACION ACTUAL - UGEL 04 - GENERICA 01 GASTO DE PERSONAL

U.E. 0059













UGEL Nº 04 - Comas













FUENTE DE FINANCIAMIENTO : 00 RECURSOS ORDINARIOS







GENERICA DE GASTO : 01 PERSONAL Y OBLIGACIONES SOCIALES



















MARCO PRESUPUESTAL VS EJECUCION - AÑOS: 2009, 2010, 2011

DESCRIPCION

EJECUCION ANUAL
AÑO 2009

EJECUCION ANUAL
AÑO 2010

EJECUCION ANUAL
AÑO 2011

TOTAL

PIA - PRESUPUESTO

156,848,660.00

157,152,694.00

165,152,832.00

479,154,186.00

PAGO DE PERSONAL

154,838,345.11

154,817,155.49

161,104,419.50

470,759,920.10

DEVOLUCION

2,010,314.89

2,335,538.51

4,048,412.50

8,394,265.90


El diseño de una herramienta de Inteligencia de negocio en este caso un Data Warehouse y un Data Mart para poder predecir cuándo y en donde en se debe racionalizar o en el caso contrario cuando y donde se debe ampliar de manera anticipada el presupuesto asignado para el año (cada marco presupuestal se plantea 4 meses antes que inicie el año), así como la apertura de plazas docentes en las 380 Instituciones Educativas que pertenecen a la jurisdicción, y de esta manera para los siguientes periodos y de ese modo estar dentro de los limites de presupuesto asignado al Ministerio de Educación, además poder medir la eficiencia de los defensores para mejorar la calidad de sus servicios prestados y tener información actualizada de cada plaza docente y de las licencias en todos sus extremos y un seguimiento de los mismos.
De este modo explotar toda la información y conservar la historia transaccional de la institución para llevar a cabo un análisis de las variables en el tiempo y proceder a la toma de decisiones.
Se espera que el diseño del la solución tenga el siguiente comportamiento:


  • Proporcionara una plataforma Web basada en nivel presupuestales, administrativos y contables que enmarcaran cada operación asignada en el sistema de personal.

  • Gestionara la creación de certificados y firmas digitales para la aprobación de actos resolutivos y procesos de gestión con entidades externas.

  • Proporcionara un registro de usuarios a nivel nacional que tendrán acceso la información especializada a la contratación de personal

  • Cada usuario tendrá el acceso a la información en una ambiente amigable e intuitivo, teniendo satisfecha todas sus inquietudes y consultas

  • Emitirá reportes y proyecciones sobre la ejecución el años, con la finalidad de articular el marco presupuestal.

  • Cada acción creara registros históricos que facultaran o restringirán en tiempo real con un acto resolutivo los beneficios que se soliciten por parte del usuario

  • Proporcionara reportes de predicción, de análisis y de ejecución para poder definir las tendencias de crecimiento o disminución


1.1.2 JUSTIFICACION
Business Intelligence suele definirse como la transformación de los datos de la compañía en conocimiento para obtener una ventaja competitiva (Gartner Group). Desde un punto de vista más pragmático, y asociándolo directamente a las tecnologías de la información, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, análisis OLAP...) o para su análisis y conversión en conocimiento soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.
VENTAJAS


  • Aumento de ingreso y reducción de gastos

  • Simulaciones y análisis de tendencias

  • Para desarrollarlo con eficiencia y eficacia es necesario:

  • Realizar comparativos entre periodos.

  • Avisos de puntos críticos

  • Alineamiento de lo táctico a lo operativo

  • Seguimiento estratégico.


BENEFICIOS EN LA APLICACIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS


  • Se tendrá un control de gastos estructurado, al tener una sola solución que nos permite manejar fácilmente las distintas tendencias que se encuentren entre los distritos de la jurisdicción.




  • Mejorará la colaboración y la calidad de las decisiones, facilitando acceso a todos los niveles de la institución.




  • Orientará las soluciones tecnológicas hacia el usuario, porque reduce los tiempos de aprendizaje mediante el uso de herramientas de uso cotidiano.




  • Proporcionará una profunda visión del negocio a través de un sistema integrado de usos de informes, minería de datos y almacenamiento analítico.




  • Asistirá a la Oficina de Presupuesto para planear y pronosticar tendencias de crecimiento, presentando una descripción común de los procesos de movimiento del personal docente y administrativo de la jurisdicción de la UGEL Nº 04



    1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN




      1. En el año 2007 Arturo Eguila Canales y Alex Alsey Parco Iquiapaza , alumnos de la Universidad UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS pertenecientes a la FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA, realizaron una investigación[1], con el tema “IMPLEMENTACION DE UNA HERRAMIENTA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS PARA LA ADMINISTRACION DE JUSTICIASOBRE UNA METODOLOGIA AD-HOC”6.


El trabajo consiste en desarrollar un análisis y diseño de una herramienta de Inteligencia de Negocios para la toma de decisiones en el Área de Defensoría de Oficio del Ministerio de Justicia, el propósito de la implementación de dicha Herramienta es tener un mejor control y gestión de la información del sistema de defensores de oficio de forma que, ayude a mejorar la calidad del servicio que presta dicha entidad, por la toma de decisiones eficientes conseguidas a partir de la información que este sistema proporcione a los directivos de dicha entidad.
Esta investigación desarrolló el siguiente problema que era la falta de información actualizada y consolidada de los indicadores que permita a esta área del Ministerio de Justicia una adecuada toma de decisiones para el control y seguimiento de los casos asignados a esta área.


      1. OBJETIVOS


1.3.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar de una herramienta basada en inteligencia de negocios para la mejora en la programación del Presupuesto Inicial Anual (PIA) de la UGEL N° 04


      1. OBEJTIVOS ESPECIFICOS




  • Construir un repositorio de datos (Data Warehouse).




  • Hallar las tendencias de las diferentes genéricas de gasto a través de cubos y sus dimensiones enlazadas al Data Warehouse.




  • Establecer indicadores a través de las tendencias de gasto por genéricas.




  • Predecir el comportamiento de la ejecución del Presupuesto Anual a través de minería de datos




    1. CONTRIBUCIONES DEL TRABAJO


En un primer esquema nuestro diseño se ha propuesto solucionar el problema de atención administrativa agilizado sus procesos en tiempo real, así mismo disminuir exponencialmente la perdida de presupuesto que actualmente la UGEL Nº 04 devuelve al Ministerio de Economía y Finanzas MEF - Tesoro Público, evitando que el marco presupuestal de la UGEL Nº 04 siga siendo reducido años tras año por una mala programación de gastos; de esta manera llevar un mejor Desarrollo y Administración de la Educación en su Jurisdicción comprendidos con las IIEE de los distritos de Comas, Carabayllo, Puente Piedra, Santa Rosa, Ancón.
En un segundo esquema nuestro diseño se ha propuesto ser un modelo de gestión para todo el sector correspondiente al Ministerio de Educación, en sus UGELES de Lima y Provincia.
En un tercer esquema nuestro diseño se ha propuesto ser un modelo de gestión para la selección y contratación de personal a nivel de SECTOR PÚBLICO.
2. CAPITULO II: MARCO TEORICO.
2.1 MARCO METODOLÓGICO

[5] http://churriwifi.files.wordpress.com/2009/11/business-intelligence-ibermatica.pdf
¿QUÉ ES BUSINESS INTELLIGENCE?
Business Intelligence suele definirse como la transformación de los datos de la compañía en conocimiento para obtener una ventaja competitiva (Gartner Group). Desde un punto de vista más pragmático, y asociándolo directamente a las tecnologías de la información, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, análisis OLAP...) o para su análisis y conversión en conocimiento soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.

[6] http://www.msig.espol.edu.ec/recursos/1.business_intelligence_resumen.pdf

COMPONENTES DE UNA SOLUCIÓN BI



Una solución integral BI se compone de los siguientes elementos:

Diseño conceptual de los sistemas. Para resolver el diseño de un modelo BI, se deben contestar a tres preguntas básicas: cuál es la información requerida para gestionar y tomar decisiones; cuál debe ser el formato y composición de los datos a utilizar; y de dónde proceden esos datos y cuál es la disponibilidad y periodicidad requerida. En otras palabras, el diseño conceptual tiene diferentes momentos en el desarrollo de una plataforma BI: En la fase de construcción del datawarehouse y datamarts, primarán los aspectos de estructuración de la información según potenciales criterios de explotación. En la fase de implantación de herramientas de soporte a la alta dirección, se desarrolla el análisis de criterios directivos: misión, objetivos estratégicos, factores de seguimiento, indicadores clave de gestión o KPIs, modelos de gestión... en definitiva, información para el qué, cómo, cuándo, dónde y para qué de sus necesidades de información. Estos momentos no son, necesariamente, correlativos, sino que cada una de las etapas del diseño condiciona y es condicionada por el resto.
CONSTRUCCIÓN Y ALIMENTACIÓN DEL DATAWAREHOUSE Y/O DE LOS DATAMARTS.
Un data warehouse es una base de datos corporativa que replica los datos transaccionales una vez seleccionados, depurados y especialmente estructurados para actividades de query y reporting. Un datamart (o mercado de datos) es una base de datos especializada, departamental, orientada a satisfacer las necesidades específicas de un grupo particular de usuarios (en otras palabras, un datawarehouse departamental, normalmente subconjunto del corporativo con transformaciones específicas para el área a la que va dirigido). La vocación del datawarehouse es aislar los sistemas operacionales de las necesidades de información para la gestión, de forma que cambios en aquéllos no afecten a éstas, y viceversa (únicamente cambiarán los mecanismos de alimentación, no la estructura, contenidos, etc.). No diseñar y estructurar convenientemente y desde un punto de vista corporativo el datawarehouse y los datamarts generará problemas que pueden condenar al fracaso cualquier esfuerzo posterior: información para la gestión obtenida directamente a los sistemas operacionales, florecimiento de datamarts descoordinados en diferentes departamentos, etc.
En definitiva, según la estructuración y organización de cada compañía, pueden originarse situaciones no deseadas y caracterizadas generalmente por la ineficiencia y la falta de calidad en la información resultante.
HERRAMIENTAS DE EXPLOTACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Es el área donde más avances se han producido en los últimos años. Sin embargo, la proliferación de soluciones mágicas y su aplicación coyuntural para solucionar aspectos puntuales ha llevado, en ocasiones, a una situación de desánimo en la organización respecto a los beneficios de una solución BI. Sin entrar a detallar las múltiples soluciones que ofrece el mercado, a continuación se identifican los modelos de funcionalidad o herramientas básicas (cada producto de mercado integra, combina, potencia, adapta y personaliza dichas funciones):
- QUERY & REPORTING: herramientas para la elaboración de informes y listados, tanto en detalle como sobre información agregada, a partir de la información de los datawarehouses y datamarts. Desarrollo a medida y/o herramientas para una explotación libre.
- CUADRO DE MANDO ANALÍTICO (EIS tradicionales): elaboración, a partir de datamarts, de informes resumen e indicadores clave para la gestión (KPI), que permitan a los gestores de la empresa analizar los resultados de la misma de forma rápida y eficaz. En la práctica es una herramienta de query orientada a la obtención y presentación de indicadores para la dirección (frente a la obtención de informes y listados).
- CUADRO DE MANDO INTEGRAL O ESTRATÉGICO (Balanced Scorecard): este modelo parte de que la estrategia de la empresa es el punto de referencia para todo proceso de gestión interno. Con él los diferentes niveles de dirección y gestión de la organización disponen de una visión de la estrategia de la empresa traducida en un conjunto de objetivos, iniciativas de actuación e indicadores de evolución.
Los objetivos estratégicos se asocian mediante relaciones causa-efecto y se organizan en cuatro áreas o perspectivas: financiera, cliente, procesos y formación o desarrollo. El cuadro de mando integral es una herramienta que permite alinear los objetivos de las diferentes áreas o unidades con la estrategia de la empresa y seguir su evolución.
- OLAP (on-line analytical processing): herramientas que manejan interrogaciones complejas de bases de datos relacionales, proporcionando un acceso multidimensional a los datos, capacidades intensivas de cálculo y técnicas de indexación especializadas. Permiten a los usuarios trocear sus datos planteando queries sobre diferentes atributos o ejes. Utilizan un servidor intermedio para almacenar los datos multidimensionales precalculados de forma que la explotación sea rápida.
- DATAMINING (minería de datos): Son auténticas herramientas de extracción de conocimiento útil, a partir de la información contenida en las bases de datos de cualquier empresa. El objetivo que se persigue es descubrir patrones ocultos, tendencias y correlaciones, y presentar esta información de forma sencilla y accesible a los usuarios finales, para solucionar, prever y simular problemas del negocio. El datamining incorpora la utilización de tecnologías basadas en redes neuronales, árboles de decisión, reglas de inducción, análisis de series temporales... y visualización de datos.


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