Manual de organización y funciones de atlas
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  MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE ATLAS CAPITULO I : INTRODUCCIÓN
CAPITULO II: DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE ATLAS
CAPITULO III: ALTA DIRECCIÓN
CAPITULO IV: ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN
CAPITULO V: ÓRGANO EJECUTIVO
GENERALIDADES IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA RAZÓN SOCIAL : Calzado Atlas S.A RUC : 20185788599 ACT. ECONÓMICA : Fabricación de calzado para damas, caballeros y niños en cuero. UBICACIÓN : CAR. CENTRAL NRO. 40.5 - CHOSICA - LIMA MISIÓN Nuestra misión es deslumbrar a nuestros clientes, desarrollando y mejorando continuamente nuestros productos y el servicio que ofrecemos, a través de nuestro grupo humano que vive con pasión el negocio. Cuidamos el medio ambiente, velamos por la seguridad y cumplimos con la ley, lo que redundará en nuestro beneficio y de la comunidad en la cual interactuamos. VISIÓN Nuestra visión es convertirnos en la empresa líder en la fabricación de calzado en América Latina, ofreciendo productos innovadores y de buena calidad, a precios competitivos con tiempos de respuesta menores a Asia. Aspiramos a gozar del reconocimiento general por nuestro compromiso con el país, con la comunidad en la que operamos, con nuestros clientes y en especial con los trabajadores vinculados directa e indirectamente a nuestra operación. RESEÑA HISTÓRICA La planta de Calzado Atlas S.A. fue fundada en 1960 en el distrito de Chosica en Lima, Perú y es hoy la más grande empresa de fabricación de calzado en el Perú con una producción cercana a los 4 millones de pares al año. Operamos bajo un convenio de asistencia técnica suscrito con Bata Limited. Fabricamos por encargo de nuestros clientes productos de diversas marcas como Disney, Oshkosh, Críos, Bubblegummers y North Star. CAPITULO IINTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN El manual de Organización y Funciones de “ATLAS”, es el documento normativo básico, que expresa en detalle su estructura orgánica y describe la organización, así como las interrelaciones del Directorio y Gerencia General con los órganos de la línea de asesoría y apoyo; identifica los grados de autoridad y de la responsabilidad de los encargados de la Dirección de cada uno de los Departamentos de “ATLAS”. Los Jefes de los Departamentos u oficinas son los encargados de divulgar el contenido de este Manual de Organización y Funciones al personal bajo su supervisión, estableciendo asimismo un canal permanente de comunicación con él propósito de que cada persona que ocupe un cargo de mando, tenga pleno conocimiento de las funciones que cumple de lo que ello significa en la obtención de los objetivos y metas de “ATLAS”. En este sentido, se ha previsto que cada Departamento y Oficina cuente con un ejemplar completo de este documento. Es necesario mencionar que algunas funciones de departamentos y áreas que actualmente no están instaladas las estamos considerando en el presente manual de funciones con miras a que en el futuro se puedan implementar y consolidar para la mejor marcha de la Empresa. 1.- POLÍTICAS SOBRE ORGANIZACIÓN Las políticas de organización son las orientaciones o guías generales expresadas por escrito y debidamente aprobadas por el Directorio con el objetivo de establecer y normar adecuadamente la Estructura Orgánica, de tal forma que cada nivel las implemente y adecue de acuerdo a las necesidades y al crecimiento de las operaciones que realice “ATLAS”. Principales políticas de organización que se han considerado en el elaboración del presente Manual. a) Planeamiento y Actualización de la Organización La estructura orgánica de “ATLAS” debe responder a los objetivos y metas previstos en los correspondientes planes de desarrollo institucional, de tal forma que la organización permita su cumplimiento mediante el uso racional de los recursos: Financieros, Materiales y Humanos. La Empresa se reestructurará cada vez que sea necesario, buscando el equilibrio, estabilidad y asignación de funciones en los distintos niveles. b) Evaluación de la Organización La estructura orgánica y funciones en general serán evaluadas por la Gerencia con el fin de propender a una constante optimización de la funcionalidad de la Empresa. c) Modificación de la Estructura Orgánica Los cambios que se produzcan en la Estructura Orgánica por efecto de la creación, modificación o supresión de unidades orgánicas, serán objeto de estudios previos de tal forma que responda a los propósitos siguientes:
d) Asignación de Funciones Las funciones del personal deberán fijarse con anterioridad a la selección y designación de la persona que ocupará un cargo, precisando los requisitos, calificación y condiciones y condiciones que deberá reunir con el objeto de asegurar idoneidad con respeto a la función que cumplirá y se evitará la contratación de personal que no se adecué a los requerimientos del puesto. e) Límite en el tramo de Control El ámbito de supervisión de cada Jefe de Departamento o Directivo debe ser establecido en forma individual, de acuerdo con la responsabilidad de la función y con la amplitud de la actividad que desarrolla. La coordinación, el control y la obtención de adecuadas relaciones humanas dependen del grado de implementación de esta política. f) Delegación de Autoridad La delegación de autoridad deberá darse en el grado necesario que permita a cada trabajador cumplir con las funciones asignadas y asumir la responsabilidad como la obligación de responder por lo que hizo o dejó de hacer. g) Autorización y Poderes Las autorizaciones que se otorguen, así como la concesión de los poderes especiales, se realizarán dé acuerdo con la naturaleza de la función que cumpla cada cargo en la estructura orgánica de “ATLAS”. h) Líneas de Autoridad y Responsabilidad En la estructura orgánica diseñada se ha dado especial atención a la delegación de autoridad y responsabilidad en los distintos niveles jerárquicos establecidos de tal forma que en una unidad orgánica, los subordinados reciban órdenes y respondan ante un solo jefe. Para tal efecto se define con claridad las funciones técnicas y administrativas de todos los jefes y Directivos que tienen personal a su cargo, precisando el Departamento u Oficina de la cual son directamente responsables. i) Líneas de Comunicación y Coordinación Los canales de información y coordinación previstos en la estructura orgánica, constituyen la base de una efectiva administración de los recursos de la Empresa. La información que se necesita para tomar decisiones debe fluir con la rapidez y oportunidad que cada caso requiere a través de la coordinación que permita a los distintos niveles jerárquicos una comunicación estrecha y directa, sin que ello signifique la quiebra de la línea de autoridad formalmente establecida. j) Separación de Funciones En la estructura orgánica se ha previsto la separación de las funciones incompatibles como una medida sana de control interno. Esta separación se utiliza con el objeto de que ningún cargo o unidad administrativa maneje, supervise o controle todas las fases de las transacciones u operaciones de un ciclo, eliminándose al máximo la posibilidad de cometer errores o irregularidades que alteren el curso normal de las responsabilidades. k) Tramo de Control En el diseño de la estructura orgánica se ha tomado en cuenta los niveles de supervisión y límite de control de acuerdo al número de subordinados que cada cargo está en capacidad de manejar con efectividad y eficiencia. 2.- CRITERIOS ADMINISTRATIVOS UTILIZADOS La estructura orgánica diseñada, recoge los requisitos básicos de un efectivo sistema de control interno destinado a promover la eficiencia de las operaciones. En su diseño, se han utilizado los criterios que se describe a continuación: a) Efectividad y Eficiencia La efectividad se re refiere al logro de los objetivos, metas y cumplimiento de los planes de la empresa. La eficiencia se relaciona con la uso de los recursos. Tanto la efectividad como la eficiencia, están relacionadas con la organización por cuanto el objetivo es que la estructura orgánica permita atender a los Socios, Clientes, Proveedores, Terceros, en cantidad y calidad adecuadas, previendo el incremento eventual de sus operaciones y su desarrollo institucional. b) Volumen Actual de Operaciones Se ha considerado que la organización permita soportar el crecimiento de la Producción sin descuidar la Productividad. c) Estimular la participación del personal El personal participará a través del Jefe inmediato o Directivo responsable de una oficina, en los asuntos y procedimientos de su trabajo, con el fin de incrementar la eficiencia y lograr la identificación con los objetivos que realiza su área de trabajo en particular y la Empresa en general. d) Evaluación del Personal Se efectuará periódicamente la evaluación de personal considerando los factores de habilidad capacidad y responsabilidad. La Evaluación lo realizará el Jefe inmediato superior o Directivo de acuerdo con las normas y procedimientos que se establezcan. Los resultados de la evaluación, servirán a efecto de capacitación y establecimiento de líneas de carrera. e) Reemplazo de Personal El personal de Funcionarios de la Empresa: Jefes, Asesores, Gerente serán reemplazados por otros funcionarios que sean designados oportunamente en caso de ausencia, por enfermedad, vacaciones, licencias o por ausencia prolongada. f) Rotación de Personal El personal responsable de la administración y manejo de recursos financieros y materiales, deberán rotar periódicamente como una medida sana de control interno. En los casos de personal especializado se deberá buscar la rotación temporal mediante el uso de vacaciones. g) Niveles Jerárquicos Se ha establecido los niveles jerárquicos siguientes: Alta Dirección, Concejo Directivo, Gerencia, Departamentos u Oficinas, Secciones. 3.- OBJETIVOS DEL MANUAL Los objetivos a lograrse a través del presente Manual de Organización y Funciones son los siguientes:
4.- ALCANCE DEL MANUAL Este Manual de Organización y Funciones describe la organización de ATLAS así como las funciones y responsabilidades de los niveles jerárquicos siguientes:
5.- BASE LEGAL La organización y el funcionamiento de la Empresa se basan principalmente en los dispositivos legales siguientes:
6.- ORGANIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL MANUAL El presente Manual de Organización y funciones se ha estructurado por capítulos con la finalidad de presentar un documento objetivo que permita una mejor comprensión de la descripción de su estructura orgánica, así como de las funciones de los distintos niveles jerárquicos. Se desarrollará los capítulos siguientes: Capítulo I Introducción Capítulo II Descripción General de la Estructura Orgánica Capítulo III Alta Dirección Capítulo IV Directorio Capítulo V Gerencia Los capítulos que describen los distintos niveles jerárquicos de la Empresa contienen los siguientes aspectos básicos.
7.- ACTUALIZACION Y MODIFICACIÓN DEL MANUAL La revisión y / o modificación del Manual debe canalizarse a través de la Gerencia General. Los cambios y modificaciones que en el futuro se introduzcan a la estructura orgánica es responsabilidad de todo el personal de funcionarios (Jefes, Asesores)y Directivos de la Empresa y sólo con su activa participación será posible mantener actualizada la organización de la misma por efecto de los cambios que se produzcan en su entorno. CAPITULO II DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
DESCRIPCIÓN GENERAL DE ESTRUCTURA ORGÁNICA 1.- FUNCIONES GENERALES DE ATLAS.- De acuerdo con su Estatuto corresponde a la Empresa desarrollar las siguientes funciones generales.
Fabricación de calzado para dama, caballero y niños con diseños exclusivos.
Estamos guiados por un espíritu de equipo, donde se trabaja en armonía, con posibilidades de desarrollo para nuestro personal, y en la que los empleados se sienten orgullosos de trabajar en esta empresa, generando beneficios a la familia, la empresa y el país. Los principios operativos de Calzado Atlas son los siguientes:
2.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL (Ver Organigrama) 3.- DESCRIPCIÓN DEL ORGANIGRAMA El organigrama representa la estructura orgánica de la MACDESA, en la cual se presentan las siguientes unidades orgánicas: ALTA DIRECCIÓN – JUNTA DE ACCIONISTAS Junta de Accionistas - Comité de Fiscalización y Control Interno ORGANO DE ADMINISTRACIÓN - DIRECTORIO Directorio - Oficina de Auditoria Interna ORGANO EJECUTIVO - GERENCIAS - Gerencia Operativa - Gerencia Administrativa DESCRIPCIÓN DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS 1. JUNTA DE ACCIONISTAS - Es la autoridad suprema de ATLAS. Sus acuerdos obligan a los demás órganos de la ATLAS y a todos los asociados presentes y ausentes siempre que se hubieren adoptado conforme al Estatuto, reglamentos y disposiciones legales vigentes. OFICINA DE COORDINACIÓN E INFORMACIÓN Es la unidad de apoyo encargado de mantener una comunicación permanente con los Delegados para el cumplimiento de sus funciones. COMITÉ DE FISCALIZACIÓN Y CONTROL INTERNO Es el órgano responsable de la fiscalización de las operaciones de la Empresa. Así como de la integridad de sus bienes que constituyen su patrimonio y actúa conforme al Estatuto y reglamentos internos. Este comité responde ante la Junta DE Accionistas de sus Actos. 2. DIRECTORIO Es el órgano responsable de la marcha administrativa de la Empresa y ejerce su representación institucional y legal mediante las atribuciones que le confiere la Ley y el Estatuto. Depende del Directorio las siguientes unidades orgánicas:
OFICINA DE AUDITORIA INTERNA Es la unidad de apoyo dependiente del Directorio encargado de efectuar las acciones de control de las operaciones realizadas por la Empresa. 3. GERENCIA – GERENTE GENERAL Es la unidad orgánica responsable de ejercer la representación administrativa de la Empresa y desarrollar las actividades relacionadas con la planeación, organización, dirección y control de salud y seguridad que brinda la Empresa, de acuerdo con las atribuciones conferidas por el Estatuto y aquellas especiales que le conceda el Directorio mediante el poder. Depende de la Gerencia las unidades siguientes: - Gerencia Operativa - Gerencia Administrativa ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA CALZADOS ATLAS VIGILANCIA Y PROTECCIÓN INTERNA JUNTA DE ACCIONISTAS DIRECTORIO AUDITORIA Y ASESORÍA LEGAL GERENTE GENERAL ALMACÉN LOGÍSTICA CONTABILIDAD JEFE DE PERSONAL CAJA SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE GERENTE ADMINISTRATIVO GERENTE OPERACIONES CORTADOR GUARNECEDOR DISEÑADOR JEFE DE TALLER MANTENIMIENTO ARMADOR CONTROL DE CALIDAD JEFE DE PLANTA JEFE DE TALLER DE PRODUCCION JEFE DE TALLER DE PRODUCCION GUARNECEDOR CORTADOR CAPITULO III ALTA DIRECCIÓN
JUNTA DE ACCIONISTAS FUNCIONES GENERALES La Juntan de Accionistas es la autoridad suprema de ATLAS. Sus acuerdos obligan a los demás órganos de ATLAS y a los socios presentes y ausentes siempre que se hubieren adoptado conforme al Estatuto, Reglamento y Dispositivos legales vigentes. Las Junta General de Socios serán convocadas y presididas por el Presidente del Directorio Sus principales funciones son los siguientes:
DIRECTORIO FUNCIONES GENERALES El Directorio es el órgano representante de ATLAS y es responsable de la marcha administrativa de acuerdo con lo estipulado en la Ley en el Estatuto y en sus Reglamentos Internos. Sus principales funciones son:
PRESIDENTE DEL DIRECTORIO. ÓRGANO: DIRECTIVO. APROBADO POR: EL DIRECTORIO Y REPRESENTANTES DE LA JUNTA GENERAL. 1.- RESPONDE: Junta General. 2.- EJERCE AUTORIDAD Y SUPERVISA A : - Personal a su cargo
3.- CARGO QUE LO REEMPLAZA : Vicepresidente del Directorio 4.- OBJETIVO DEL CARGO : Dirigir las actividades de la empresa en concordancia con los objetivos, políticas, planes y presupuestos aprobados, controlando que los recursos de la misma sean utilizados de una manera racional, con un criterio de eficiencia, que redunde en una mayor productividad y procure bienestar para los asociados. 5.- FUNCIONES TÉCNICAS : 5.1 Ejercer la representación legal de la empresa. 5.2 Convocar y presidir las sesiones de Directorio. 5.3 suscribir con el secretario la correspondencia oficial y los actos jurídicos en los que intervenga la empresa como parte. 5.4 Dirimir los empates en las votaciones de las sesiones de las asambleas generales y del directorio. 5.5 visar los balances mensuales y otros estados financieros y disponer su publicación. 5.6 supervisar el cumplimiento de los planes y programas. 5.7 firmar todo documento que implique obligaciones de pago y contrato, conjuntamente con el Gerente. 5.8 remitir a la comisión de fiscalización copia de los acuerdos del directorio. 5.9 formular con el gerente el plan de desarrollo anual y los presupuestos correspondientes en base a los objetivos y políticas aprobados por el directorios. 5.10 evaluar y proponer al directorio la aprobación de los estados financieros de la gestión realizada, en primera instancia. 5.11 redactar la memoria anual y presentarla a la Junta de Accionistas 5.12 dirigir y controlar el desarrollo de las actividades de la empresa que conlleven al logro de los objetivos establecidos, políticas, planes y presupuesto aprobado y disponer las medidas correctivas que sean necesarias. 5.13 Disponer la realización de auditorias al término del ejercicio y exámenes especiales de la gestión cuando lo considere pertinente. 5.14 proponer al directorio el nombramiento del gerente, ejecutivos y trabajadores, así como su cese de acuerdo a la ley 5.15 informar al directorio sobre el ingreso, renuncia o exclusión de los socios para su aprobación. 5.16 efectuar las demás funciones que le encomiende el Presidente del directorio. VICEPRESIDENTE DEL DIRECTORIO. ÓRGANO DIRECTIVO APROBADO POR: EL DIRECTORIO 1.- RESPONDE ANTE : Presidente del Directorio 2.- EJERCE AUTORIDAD Y SUPERVISA A : Personal a su cargo 3.- OBJETIVO DEL CARGO : Apoyar en la ejecución de las actividades institucionales conducentes al logro de los objetivos, políticas, planes y presupuestos aprobados y asumir la presidencia del Comité especializado y otras funciones que le encomiende el Directorio. 4.- FUNCIONES TÉCNICAS : 4.1 asistir a las sesiones del directorio y actuar como vicepresidente. 4.2 firmar el libro de actas por la asistencia a las sesiones. 4.3 reemplazar al presidente del directorio, interinamente, con todas las facultades, deberes y funciones de éste en los casos de licencia y/o ausencia autorizada por el directorio. 4.5 coordinar con los dirigentes estamentos la presentación de los informes de gestión realizada en el ejercicio terminado y preparar la memoria anual. 4.6 supervisar el normal funcionamiento de ATLAS. CAPITULO IV ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE AUDITORIA INTERNA FUNCIONES GENERALES La oficina de Auditoría Interna es la unidad de apoyo encargada de efectuar las acciones de control sobre la gestión institucional de acuerdo a un plan de trabajo debidamente aprobado por el Directorio. Las principales funciones son las siguientes:
1.- RESPONDE ANTE: Presidente del Directorio 2.- CARGO QUE LO REEMPLAZA: Auditor que se designe. 3.- OBJETIVO DEL CARGO: Efectuar las acciones de control de la gestión empresarial mediante procedimientos de auditoría que permitan verificar la razonabilidad de las operaciones contables y administrativas, identificando las desviaciones y emitiendo las recomendaciones del caso. 4.- FUNCIONES TÉCNICAS: 4.1 Formular los objetivos, políticas, planes y metas relacionados con las acciones de control interno de la gestión así como de los procedimientos administrativos, en coordinación con el Departamento de Finanzas, Planificación y Presupuesto y presentarlo a la Gerencia General para su consolidación y aprobación por los niveles correspondientes. 4.2 Elaborar el presupuesto de la oficina a su cargo en concordancia con las políticas establecidas por el Departamento de Finanzas, Planificación y Presupuesto y alcanzarlo a ésta para su consolidación. 4.3 Dirigir y controlar la implementación de los objetivos, políticas, planes, metas y presupuestos aprobados para la oficina a su cargo, así como las disposiciones dadas por el Concejo Directivo. 4.4 Evaluar periódicamente que las actividades relacionadas con las acciones de control interno se efectúen de acuerdo con los planes previstos, presupuestos aprobados informando sobre su cumplimiento al Presidente del Directorio. 4.7 Revisar los registros contables, conciliaciones, estado de movimientos de fondos y otros, para verificar la existencia de los fondos de la Empresa. 4.8 Emitir opinión sobre la razonabilidad de la información contable y financiera presentada por el Departamento de contabilidad, informando al Presidente del Directorio. 4.9 Realizar exámenes especiales de comprobación de las normas legales, objetivos, políticas, planes y presupuestos aprobados. 4.10 Evaluar el rendimiento de los recursos financieros que se realiza la empresa 4.11 Evaluar, trimestralmente, la ejecución del presupuesto del ejercicio informando sobre el grado de cumplimiento, la aplicación de los recursos, al Presidente del Directorio. 4.12 Asesorar a la Comisión de Fiscalización y control interno en los aspectos contables, financieros y administrativos para el cumplimiento de su labor de fiscalización. 4.13 Absolver las consultas que les formulen los órganos pertinentes, sobre los aspectos legales, contables y administrativos de las operaciones que realiza la Empresa. 4.14 Determinar la razonabilidad de los principios y prácticas contables aplicados en el registro de las operaciones y la preparación de las Estados Financieros de la Empresa. 4.15 Evaluar las normas de control interno, Reglamentos y disposiciones dadas y recomendar las medidas correctivas para mejorar la eficiencia y efectividad de las operaciones. 4.16 Supervisar los procesos de toma de inventarios de los bienes muebles, equipos y otros pertenecientes a la Empresa, ubicados en sus diferentes áreas. 4.17 Evaluar la legalidad de los contratos de trabajo, arrendamientos y convenios de terceros, suscritos, recomendando las medidas correctivas necesarias CAPITULO V ÓRGANO EJECUTIVO ÓRGANO EJECUTIVOGERENCIA GENERALProfesional con amplia experiencia en manejo de Empresas industriales y/o Accionista capacitado y con experiencia.JEFE SUPERIOR : Presidente del Directorio SUPERVISA A : - Gerente de Operaciones - Gerente de Administración
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