Dirección de impuestos y aduanas nacionales






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CONCEPTO 85922 DE 1998

(Noviembre 5)

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

DOCTRINA:

  • CONCEPTO 57186 DE 10 DE SEPTIEMBRE DE 2013. DIAN. Certificado al proveedor.

TEMA: CONCEPTO ESPECIAL DE FACTURACIÓN

1. OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.

Salvo las excepciones consagradas en los artículos 616-2 del Estatuto Tributario y 10 del Decreto 1165/96, para efectos tributarios, se encuentran obligados a expedir factura o documento equivalente, independientemente de que sean o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por cada una de las operaciones de venta o prestación de servicios que realicen, los siguientes sujetos:

  • Los responsables del Impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común, se encuentren inscritos en este régimen o no.

  • Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.

  • Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas.

  • Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, salvo que se trate de personas naturales y la transacción supere la cuantía de $3’300.000 (1998), en cuyo caso el comprador deberá expedir al vendedor un documento equivalente.

  • Los importadores.

  • Los prestadores de servicios.

  • En general quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales. (Arts. 511, 615 y 616-1 del Estatuto Tributario).

Cuando se trate de operaciones realizadas fuera de las Bolsa de Valores, como aquellas denominadas “Mercados de Mostrador”, el comisionista deberá expedir factura por cada una de estas operaciones, con el lleno de los requisitos exigidos.(61428)

Se encuentran exceptuados de la obligación de expedir factura:

  • Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda y las Compañías de Financiamiento Comercial.

  • Los responsables que pertenezcan al régimen simplificado, salvo quienes presten el servicio de elaboración de facturas.

  • Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.

  • Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos.

  • Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no exceda de $3’300.000 (año 1998). Cuando la operación supere esta cuantía el comprador deberá expedir al vendedor un documento equivalente.

  • Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.

  • Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad.

  • Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esta actividad.

  • Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.

  • En las enajenaciones y arrendamientos, de bienes que constituyan activos fijos, para el enajenante o arrendador, que tenga la calidad de no comerciante.

Cuando el servicio de transporte público de pasajeros sea intermunicipal o interdepartamental, deberá expedirse el tiquete de transporte de que trata el numeral 3 del artículo 5 del Decreto 1165/96, el cual constituye documento equivalente a la factura.

No obstante, quienes opten por expedir factura o documento equivalente deberán cumplir con los requisitos señalados para el efecto. En este caso, los responsables del régimen simplificado no quedarán exonerados de llevar el Libro de Registro de Operaciones Diarias de que trata el artículo 616 del Estatuto Tributario.

En esta forma, entidades tales como las Juntas Administradoras de edificios, las Juntas de Copropietarios, las empresas promotoras de salud y los miembros de juntas directivas, las asociaciones y corporaciones sin ánimo de lucro entre otras, por no estar exceptuadas del deber de facturar deberán hacerlo por los servicios que presten.

Se reitera que, la factura deberá expedirse al adquirente del bien o servicio en cada una de las operaciones que se realicen, siempre que exista obligación para ello.

1.1 CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

Para los efectos de la Ley 80/93, se entiende por CONSORCIO cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

Igualmente, debe entenderse por UNIÓN TEMPORAL cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

Ahora bien, frente a la obligación de facturar por parte de los consorcios y uniones temporales, el artículo 11 del decreto 3050/97, consagró la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unión temporal.

Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, ésta además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias.

El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado.

La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar los costos y gastos, y los impuestos descontables de quienes efectúen los pagos correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas.

1.2. EN LA INTERMEDIACIÓN

De conformidad con el artículo 1262 del Código Civil, el mandato comercial es un contrato por el cual una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra y puede o no conllevar la representación del mandante.

Mediante el artículo 3 del decreto 1514/98, se reglamento la facturación en el mandato al señalar que en los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario.

Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato.

El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.

Cuando el mandatario obtenga el pago de la comisión pactada con el mandante, por las gestiones adelantadas, deberá expedirle factura, siempre y cuando no se encuentre exceptuado legalmente de dicha obligación.

La disposición transcrita parte del supuesto de que la figura de la representación se desarrolla dentro del territorio nacional, lo que conlleva por parte del intermediario la obligación de expedir factura en los términos prescritos y con el cumplimiento de los requisitos dispuestos para el efecto.

Por el contrario, si la representación tiene su aplicación en el extranjero, es claro que las normas aplicables a la facturación no pueden trascender su ámbito territorial Cuando en virtud de un contrato deba solicitarse reembolso de gastos realizados para el contratante y a su nombre, debe diferenciarse lo que es tal reembolso, de lo que constituye la prestación directa y propia del contrato:

Ésta si es materia de facturación por parte del contratista, mientras que la solicitud de reconocimiento y cancelación de reembolso que se haya causado puede formularse mediante otro documento.

2. EXPEDICIÓN DE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE

La expedición de la factura o documento equivalente, consiste en la entrega del original con el lleno de los requisitos legales, conservando copia de la misma Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, tiquetes de transporte de pasajeros, y cuando se utilicen sistemas especiales de impresión en papel químico, como el sobreflex, que impiden la entrega del original al comprador o usuario del servicio, se entenderá cumplida esta obligación, con la entrega de la copia al comprador o usuario del servicio.

En el caso de contribuyentes que utilizan el mecanismo de máquinas registradoras para facturar sus operaciones, se podrá aceptar la coexistencia de la factura y del tiquete de máquina registradora sobre una misma operación, cuando se trate de bienes gravados con el impuesto sobre las ventas y el adquirente exija la expedición de factura con la discriminación del impuesto sobre las ventas por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento. En la contabilidad del vendedor se efectuará la respectiva conciliación y en la factura deberá identificarse el número consecutivo registrado en el respectivo tiquete. (Art. 7, Decreto 3050/97)

Ahora bien, en el evento de fallar el fluido eléctrico o por fallar el sistema del computador, es viable utilizar otro que temporalmente lo reemplace, siempre que la factura que se expida cumpla con la totalidad de los requisitos exigidos por el artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando se presente el retiro de inventarios en una operación sujeta al impuesto sobre las ventas y exista la obligación legal para el comerciante, de expedir factura, por sus operaciones, debe concluirse que cualquiera sea la denominación que se empleé, (retiros, muestras, obsequios, donaciones, etc.), e independientemente de la destinación o uso que se haga de los retiros, debe expedirse factura o documento equivalente, salvo en los casos expresamente dispuestos por la ley.

Con relación a los anticipos, al ser estos un mecanismo de financiamiento no hay obligación de expedir factura; la factura se expedirá respecto de la operación o contrato en virtud de cual se efectúa el pago por anticipado.

No obstante lo anterior, cuando el anticipo sea imputado al pago habrá lugar a cumplir con las obligaciones de factura y retención en la fuente.

El artículo 22 del Decreto 570/84 dice que en el caso de los negocios que operan en locales cuyo uso se ha concedido a través de contratos semejantes al de arrendamiento o con permiso para utilización de espacio, tales como los denominados “contratos de concesión”, el responsable será quien aparezca en la factura o documento equivalente como emisor del mismo.

Lo anterior quiere decir que la ley permite pactar entre las partes (concedente y concesionario) quién emite la factura o documento equivalente. Pero quien la emita, se hace responsable del impuesto sobre las ventas.

Como consecuencia, quien emita la factura o documento equivalente, debe cumplir con todos los requisitos de la factura de venta, contenidos en los artículos 617 y ss. del Estatuto Tributario y cumplir con todas las obligaciones inherentes a los responsables del impuesto sobre las ventas.

Debemos recordar que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario ordena que la factura o su documento equivalente se expida en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores, prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

3. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS

Los siguientes son los requisitos mínimos que deben cumplir las facturas sean de talonario o por computador, para efectos fiscales, sin que a juicio de las partes y de acuerdo con las características propias de la transacción, se consignen en ella otras circunstancias que describan el tipo de operación realizada.

3.1 FACTURAS POR TALONARIO O DE PAPEL.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 618-3 del mismo ordenamiento, las facturas expedidas a partir del 1 de julio de 1996, deberán contener los siguientes requisitos:

1. Denominarse expresamente factura de venta.

2. Identificación del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Identificación del adquirente de los bienes y servicios, cuando se trate de un responsable con derecho al descuento.

4. Numeración consecutiva.

5. Fecha de la expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. Identificación del impresor.

9. Calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas.

10. Discriminación del Impuesto sobre las ventas.

3.1.1 DENOMINACIÓN

La factura debe denominarse expresamente “factura de venta”, requisito que debe estar preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Por sustracción de materia dicho requisito no será exigible para el caso de los documentos equivalentes.

Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa o factura cambiaria de transporte, esta denominación sustituye la de factura de venta. Estas facturas constituyen títulos valores de conformidad con lo previsto en el artículo 621 del Código de Comercio y como tales para que presten mérito ejecutivo deben satisfacer los requisitos de que tratan los artículos 774 y 776 del ordenamiento mercantil.

Sin perjuicio de su cumplimiento, para efectos fiscales, salvo la denominación que debe conservarse, los requisitos consagrados en las normas comerciales deben armonizarse con las exigencias de que tratan los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

En el caso de la factura cambiaria de transporte, el documento llevará esta denominación cumpliéndose así el requisito señalado en el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario. (Art. 5, D. 1001/97)

3.1.2 IDENTIFICACIÓN DEL VENDEDOR O DE QUIEN PRESTA EL SERVICIO

Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, los cuales deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

Por éstas últimas, se hace referencia a todos aquellos métodos especiales de impresión industrial que se utilicen al momento de elaboración del formato de la factura con los cuales se logra el efecto de preimpresión y que proporcionen la misma seguridad que pretendió lograr el legislador con los de tipografía y litografía.

Por ello, no se incluyen dentro de estas técnicas la utilización de medios mecánicos, sellos de caucho o medios manuales, por cuanto con ellos no se logra el objetivo perseguido con la exigencia; significa entonces que con su utilización no se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa en la forma prevista en la norma.

Es costumbre comercial anotar en todos los tramites o registros, inclusive en la escritura de constitución, el nombre comercial (sigla), con el cual son conocidos muchos establecimientos comerciales, más aún, cuando a la luz del numeral 1 del artículo 516 del Código de Comercio éste forma parte del establecimiento de comercio; el cual al estar registrado, sustituye el nombre completo (al designar como tal al empresario, # 4 del artículo 583 del código comercial), por lo cual se considera que es viable utilizar esta denominación o la razón social en todos documentos de la sociedad, incluidas las facturas siempre y cuando se encuentre debidamente registrado.
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