Facultad ciencias economicas y financieras






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SISTEMAS DE INFORMACIONdocpath-pyme-vailos.jpg

GRUPO 6

GESTION DOCUMENTAL
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

FACULTAD CIENCIAS ECONOMICAS Y FINANCIERAS

CARRERA ADMINISTRACION DE EMPRESAS

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INTEGRANTES:
ARUQUIPA SERROGRANDE VANESSA

LOZA PATON GABRIEL MAURICIO

MENDIZABAL ARCE LAURA

USMAYO GONZALES KATERINE

INDICE

  1. INTRODUCCION.

  2. ANTECEDENTES.

  3. TITULO DE PROYECTO.

    1. ¿QUE ES GESTION DOCUMENTAL?

    2. CARACTERISTICAS.

    3. NACIO.

    4. HERRAMIENTAS.

  4. MODELO DE NEGOCIO.

  5. BENEFICIOS O VENTAJAS.

  6. DESVENTAJAS.

  7. CUADRO COMPARATIVO BENEFICIOS Y DESVENTAJAS.

  8. IMPLEMENTACION.

  9. CONCLUSIONES.

  10. BIBLIOGRAFIA

  11. ANEXOS



  1. INTRODUCCION.

La gestión documental es una de las áreas que más interés despierta en todo tipo de empresas, la promesa del ahorro de costes, las mejoras en los procesos de trabajo, la agilidad ante la competencia ayuda a que la empresa este a la vanguardia en el mercado.

La gestión documental, supone adoptar mayores medidas en el rango de digitalización de los papeles y de esta manera crear sistemas de información para el uso eficiente de información en la empresa.


  1. ANTECEDENTES.

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.

El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Rea dable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y archiveros.

A partir de la década de 1980, un número de vendedores comenzó el desarrollo de sistemas de software para gestionar documentos de papel. Estos sistemas tratan de documentos en papel, que incluían no sólo los documentos impresos y publicados, sino también fotografías, grabados.

Más tarde, los desarrolladores comenzaron a escribir un segundo tipo de sistema que puede manejar documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos que, o archivos, creados en los ordenadores, y a menudo se almacenan en locales de los usuarios los sistemas de archivos. Los primeros electrónico de gestión de documentos (EDM) los sistemas administrados cualquiera de los tipos de archivo propietarios, o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de estos sistemas después [¿cuándo?] Llegó a ser conocido como los sistemas de digitalización de documentos, ya que se centró en la captura, almacenamiento, indexación y recuperación de los formatos de archivo de imagen. Sistemas EDM evolucionado hasta un punto donde los sistemas podría administrar cualquier tipo de formato de archivo que pueden ser almacenados en la red. Las aplicaciones crecieron hasta abarcar los documentos electrónicos, herramientas de colaboración, seguridad, flujo de trabajo y las capacidades de auditoría.

Estos sistemas de activar una organización para capturar faxes y formas, para guardar copias de los documentos como imágenes, y para almacenar los archivos de imagen en el repositorio para la seguridad y la rápida recuperación (recuperación posible porque el sistema maneja la extracción del texto del documento en el proceso de captura, y la función de texto-indizador proporciona capacidades de recuperación de texto).

Mientras que muchos sistemas EDM almacenar documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de documentos de gestión basada en web están comenzando a almacenar el contenido en forma de html. Estos sistemas de gestión de políticas requieren contenidos que se importan en el sistema. Sin embargo, una vez que el contenido se importa, el software actúa como un motor de búsqueda para que los usuarios puedan encontrar lo que buscan más rápidamente. El formato HTML permite una mejor aplicación de las capacidades de búsqueda, como búsqueda de texto completo y que hayan generado.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.


  1. TITULO DE PROYECTO.

GESTION DOCUMENTAL”

    1. ¿QUE ES GESTION DOCUMENTAL?


Gestión documental es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.


La gestión documental (Document Management System) es un sistema, que está sumamente vinculada e interrelacionada con la toma de decisiones, las cuales se basan en el uso de la información, estableciendo indicadores de gestión, creando planes estratégicos a largo plazo, fundamentado en la situación actual de la organización.

Gestión documental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción del mismo, hasta su eliminación o conservación permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original y el principio de procedencia.

Para cualquier organización la gestión documental es un gran reto, que tarde o temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones obsoletas y poco actualizadas. Es un reto difícil, ya que es necesario realizar tareas como auditoria de información y gestión electrónica de documentos, entre otras, para lo cual muy pocas personas están capacitadas.



    1. OBJETIVOS:

  • Asegurar un eficiente tratamiento a la información producida de una organización.



  • Incorporar a la prestación de los servicios nuestra certificación de calidad en los procesos de gestión documental para mejorar el nivel de servicio.



  • Racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información.



  • Almacenar, rastrear y organizar los documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.

El sistema de gestión documental tiene como objetivos:

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    1. CARACTERISTICAS.

Gestión documental se caracteriza por:

mapa gestion documental.jpg

  • Administra archivos PDF,XLS, DOC.

  • Administra los usuarios y sus permisos.

  • Administra la creación de grupos, empresas, áreas, proyectos.

  • Permite la digitalización de un número ilimitado de documentos.

  • Controla los documentos enviados y recibidos que ameritan respuesta.

  • Posee un motor de búsqueda.


El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y archiveros.
NACIO.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.


    1. HERRAMIENTAS.

La implantación de un sistema de gestión documental tiene que ajustarse a las necesidades específicas de cada asesoría o despacho profesional, es decir, a los documentos manejados y a los procedimientos seguidos en cada caso. No existen soluciones universales, pero sí se puede hacer uso de una serie de herramientas que han demostrado sobradamente su eficacia, adaptándolas a cada entorno concreto.

Si bien hoy en día en algunas empresas ya están instaurando el concepto de empresas sin papeles, todavía no es lo más generalizado. Por eso es importante tener presente la importancia que tiene gestionar bien la documentación. De todos modos, muchos conceptos de los que hablaremos a continuación también son aplicables a empresas sin papeles.

Se pueden distinguir claramente tres etapas fases a la hora de aplicar un sistema de gestión documental:

La elaboración de los instrumentos o herramientas básicas para la gestión documental, cada uno de los cuales va asociado a un proceso de análisis y diseño diferenciado:

    • La identificación y valoración de los tipos documentales: se analizan los diferentes tipos de documentos gestionados y se determina su posible valor documental (administrativo, fiscal, legal), lo cual va a permitir planificar la eliminación de la documentación siguiendo un calendario de conservación.

    • La clasificación y ordenación de los documentos: la identificación de los diversos tipos documentales va a permitir distribuirlos conceptualmente en diversas clases y confeccionar un esquema de tipos documentales o cuadro de clasificación, que va a ser el eje sobre el que se articula la posterior ordenación e instalación de los documentos en el archivo.

    • La descripción de los documentos: la elaboración de un inventario, una base de datos de los expedientes tramitados, hace posible conocer con precisión qué documentos se tienen, cuál es su contenido y dónde están localizados, de modo que cuando sea preciso efectuar una consulta se obtenga una respuesta rápida y pertinente.

    • La definición de los procedimientos de gestión que comporta la implantación de estas herramientas de gestión documental: se parte de la gestión actual y se estudian las distintas posibilidades que hay antes de decidirse por la que se estime más conveniente. Estos procedimientos se plasmarán en normas y procedimientos de uso de la documentación.

    • Puesta en funcionamiento del nuevo sistema de gestión documental, que implica:

    • Establecer un orden de prioridades en la implantación de los nuevos métodos.

    • Dar a conocer las normas y procedimientos de uso y el modo en que deben ser aplicados.

    • Elaborar, si es necesario, un plan de formación sobre organización de archivos y diseño de bases de datos para el personal administrativo y los profesionales que trabajen asiduamente con documentación.

En la grafica anterior se muestra tres elementos importantes para aplicar el sistema de GESTION DOCUMENTAL dentro de una organización; la identificación, valoración, selección de los documentos que tenga una organización.


IDENTIFICACION



VALORACION
La identificación consiste en sistematizar las diversas categorías administrativas que componen la documentación de una organización. Se trata de definir los diferentes tipos de expedientes o documentos que gestiona una organización y para ello hay que enumerar y analizar las actividades que efectúa y qué documentación genera cada uno.

La valoración es una función básica del archivo destinada a determinar la validez de los documentos según su uso presente (administrativo, fiscal y legal) y su posible valor futuro (testimonial e informativo). Es una respuesta de la gestión documental a la inflación de los archivos modernos como consecuencia de una serie de factores.


SELECCION


La selección se puede realizar en tres operaciones sucesivas:

  • Depuración de los expedientes durante su tramitación, eliminando duplicados y otros documentos secundarios (borradores, notas).

  • Una primera selección al concluir el proceso de trámite administrativo, antes de incorporar los expedientes al archivo.

  • Una segunda selección transcurrido el plazo de conservación fijado para cada tipo de documento, tras la cual sólo quedarán aquellos documentos que se van a conservar de modo permanente.



  1. MODELO DE NEGOCIO.
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