Investigación Dirigida para optar por el grado académico de Licenciatura en Ingeniería Informática






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títuloInvestigación Dirigida para optar por el grado académico de Licenciatura en Ingeniería Informática
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2.4 - Expediente Electrónico.



La cantidad de información que manipulan las organizaciones según (Madrigal Jiménez, 2005, pág. 9), es cada vez más grande. En la cual se distinguen fácilmente dos tipos de información de utilidad para la toma de decisiones. El primero existe en los sistemas transaccionales que las empresas implementan día con día, la cual se puede llamar información estructurada. Por otro lado, se tiene el resto de información que completa la memoria institucional de las organizaciones, la cual tiende siempre a ser menos estructurada y dentro de la que podemos encontrar toda la correspondencia, correos electrónicos, formularios y demás documentos de carácter probatorio que deben ser archivados, por lo general en papel, en los archivos de las empresas.
La Contraloría General de la República maneja un alto volumen de información no estructurada (oficios, manuales, normas, correos, etc.) que debe conservar en expedientes como respaldo de su diario accionar. Esta problemática se acrecienta dado que existen leyes que exigen esta conservación por plazos que van desde un año hasta 25 años, dependiendo del tipo de documentos que se estén manipulando.
Un expediente entonces para la (Contraloría General de la República, Proyecto de Expediente Electrónico, 2008), se puede entender como una recopilación de antecedentes, actuaciones, interpretaciones y documentos cronológicamente ordenados que comunican sobre el progreso de un asunto, pretendiendo garantizar que la información que ha sido incluida en el expediente no puede ser alterada en ningún sentido, permitiéndose, únicamente, el ingreso de nueva información al final del expediente.
Para minimizar los riesgos de alteración de los expedientes, aparte de la seguridad bajo la cual se debe almacenar físicamente el expediente, permitiendo acceso controlado al mismo, es requisito que éste se encuentre debidamente foliado para garantizar su secuencialidad así como para disminuir la posibilidad de que sean extraídas, extraviadas o sustituidas partes de los documentos. Asimismo, el foliado es utilizado para referirse a una parte específica del expediente en forma explícita.
Una solución a la problemática del espacio utilizado por los documentos físicos, que a la vez puede brindar una mayor seguridad, respaldo e integridad de los mismos, es la incorporación de un sistema de expedientes electrónicos.
En comparación con el expediente físico, un expediente electrónico no es otra cosa que una colección de documentos digitales, dispuestos en un orden preestablecido (es común que sea en el orden en que fueron ingresados) y garantizando que ninguna parte o la totalidad de alguno puede ser alterada, eliminada o añadida.
Al querer cambiar el medio en el cual se almacenan los documentos no estructurados, pasando a utilizar medios digitales, surge la problemática que presenta este tipo de medios para garantizar la integridad de los documentos, así como su autoría y autenticidad.
El aspecto de inalterabilidad e integridad de los documentos electrónicos individuales es solucionado y garantizado mediante la incorporación de la firma digital de su autor o responsable. Esta facilidad viene a minimizar el riesgo de extravío, extracción, sustitución o modificación de partes de los documentos que forman el expediente electrónico.
La transición de expedientes físicos a expedientes electrónicos no se dará de la noche a la mañana y probablemente el expediente, al menos a mediano plazo, no llegue a ser completamente en formato electrónico, esto dado que siempre existirán algunos documentos, pruebas o acciones que se encuentran en medios físicos y que por su naturaleza no es posible realizar su digitalización.
Una solución alterna al ingreso de documentos, y a los expedientes híbridos, corresponde a la digitalización de la correspondencia entrante en papel. De esta manera, se puede llevar a cabo la incorporación de al menos los documentos que ingresan (sin los anexos) al flujo de trabajo electrónico interno y a los expedientes internos digitales.






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