Investigación Dirigida para optar por el grado académico de Licenciatura en Ingeniería Informática






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títuloInvestigación Dirigida para optar por el grado académico de Licenciatura en Ingeniería Informática
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Capítulo IV

Análisis de Resultados





4.1 Situación Actual.


En este capítulo se presentan los resultados de la observación del trabajo de campo y las entrevistas aplicadas a los funcionarios de la Contraloría General de la República, familiarizados con los procesos de foliatura de documentos y expedientes electrónicos. Además, se utilizan los conocimientos adquiridos en la investigación e interpretación de las leyes y normativas existentes.

La Contraloría General de la República se encarga de la fiscalización de la Hacienda Pública del país. Debido a la alta cantidad de documentos que son tramitados en el órgano Contralor se hace necesario incorporar un sistema de expediente electrónico para disminuir los costos de operación, mejorar la eficiencia y laborar de forma amigable con el ambiente, ya que esto eliminaría la creación de expedientes físicos y se mejorarán los tiempos de respuesta por parte del personal de la Contraloría que se encuentra relacionado con expedientes en cada división.

Sin embargo, el expediente electrónico actual no cuenta con una foliatura de documentos que permita cumplir con las leyes sobre el manejo de expedientes antes mencionado. Esta necesidad da pie a la propuesta del desarrollo de un prototipo de sistema que muestre cómo solventar esta necesidad.

La Foliatura Digital permite a la institución, no solo almacenar archivos digitales en un expediente digital, sino cumplir con las leyes y normas de la República donde se necesita que cada expediente cuente con una numeración interna que permita referenciar desde folios hasta renglones de un expediente, dando así la misma facilidad que existe en la actualidad con la foliatura física.

Siguiendo ese orden de ideas, se ha estimado que un expediente sin foliar produce inseguridad, tanto al interesado, como a la propia Administración, sobre el contenido completo del expediente. Por lo tanto, la foliatura del expediente deviene en un requisito necesario para garantizar el debido proceso.

Como lo indica la (Asamblea Legislativa, 1995) en el Decreto Ejecutivo Número 24023-C al decir: “En definitiva, piezas del expediente sin foliarse en orden correlativo de incorporación, producen inseguridad, tanto al interesado, como a la propia Administración, sobre el contenido completo del expediente. Como es obvio, tales omisiones de formalidades sustanciales vician de manera absoluta el procedimiento (...) al estar incompleto y en desorden el expediente, y sin foliar algunas de sus piezas, faltan elementos consustanciales del proceso que afectarían gravemente el motivo del acto final que pudiera dictarse.”

Si bien, la firma digital es la validación que garantiza la inalterabilidad de los datos, esta no es suficiente para:

  1. Garantizar que los expedientes lleven un estricto orden de foliatura.



  1. Garantizar que todos aquellos actos, documentos, trámites, que se vayan realizando de los expedientes se incorporado en este en orden cronológico.



  1. Orden Consecutivo de los documentos del expediente.



  1. Los expedientes administrativos compaginados, siguiendo el orden en que los actos y trámites del procedimiento se van cumpliendo.



  1. Realizar foliatura al tiempo de la recepción del documento y tomando el orden cronológico que les corresponde sin interrumpir o cortar las constancias de las diligencias anteriores o contemporáneas.



  1. Las actuaciones deben ser foliadas en forma correlativa o en sucesión inmediata.



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