Clasificación de la comunicación en las organizaciones






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Reseña histórica de la comunicación

Articulación sonidos:

Primeramente se realizaban dibujos, que eran las representaciones graficas con por ejemplo la letra “A” a esta letra se le dio un sonido que la representa, y con esta letra se formaan palabras, y con un conjunto de palabras forman conceptos que asu vez nos dan oraciones y significados diversos.

Paradigmas es una asociación mental que define lo que es cada cosa, pueden ser chismes, comunicación responsable.

El cerebro se usa un 7% de su capacidad total.

Para que haya una comunicación responsable la persona debe:
Reír, Comer e Ir al baño.
Se deben satisfacer estas necesidades debido a que si no sucede esto la persona se encuentra de mal humor o decaída.

El cerebro posee dos hemisferios el izquierdo y el derecho en donde el hemisferio izquierdo es la parte del cerebro en cargada de sentir y el hemisferio derecho es la parte del cerebro encargada de pensar.

Principios generales

  1. Comunicación

La comunicación es un proceso psicofisiológico inherente a la naturaleza humana, que ha evolucionado, desde el diálogo interpersonal hasta la relación hombre-máquina en la era de la tecnología.

En la administración actual se habla de comunicación, cuando se requiere transmitir un mensaje, a través del cual, se proporcione o requiera información, combinado con la motivación suficiente para que sea conocido y aceptado por el lector.

La comunicación es un proceso complejo, pero necesario, que consiste en transmitir ideas con la mayor nitidez, de la mente del emisor al receptor.

Clasificación de la comunicación en las organizaciones

Por la razón de:

  1. Sus canales: Formal e informal.

  2. Su obligatoriedad: imperativa, exhortativa, informativa.

  3. Su receptor: individual y colectiva.

  4. Su forma: oral y escrita.

  5. Su sentido: vertical y horizontal.

La comunicación formal es la que transmite órdenes, respuestas, sugerencias, comentarios dentro de la organización; la voz de quienes tienen autoridad, criterios y poder para enviar esos mensajes.

La informal es la que sin autoridad pero que con conocimientos o interés transmite sus ideas, sentimientos y puntos de vista. Dentro de esta clasificación puede caer, en forma coloquial “el chismorreo”.

La comunicación imperativa lleva en si imposición, orden, premura y autoridad. La exhortativa, combina, no solo lo que transmite sino en gran medida motivación e interés de involucración del autor. La informativa notifica al lector su mensaje, sin cariz motivacional; únicamente comparte lo que le interesa que conozca.

La comunicación individual es una línea directa entre emisor y receptor, sin intermediarios; la idea para llamar la atención y señalar errores, entre otros aspectos.

La colectiva envía su mensaje a un grupo de receptores que requieran conocerlo, tiene la gran ventaja de evitar los intermediarios. Es el medio más apropiado para ofrecer reconocimientos, señalar logros y estimular para seguir alcanzándolos.

En la comunicación oral, el emisor difunde el mensaje en forma hablada, ya sea individual o colectiva. La gran ventaja de este medio es que interviene la comunicación no verbal y además la retroalimentación es inmediata.

La escrita, la más usada en el ámbito administrativo, tiene la ventaja de que queda constancia, puede sobre ser consultada y algo muy significativo es que tiene la posibilidad de ser revisada y modificada inclusive, antes de hacerla llegar al lector.

La comunicación vertical se refiere a la que se comparte con posiciones jerárquicas definidas; siendo, tanto ascendente como descendente. Cuando la del superior al subordinado no se da, este último debe estimularla.

La horizontal es la que se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico; beneficia las relaciones interpersonales entre compañeros de trabajo y con ello la integración de equipo.

  1. Redacción

“Las palabras vuelan, lo escrito permanece”(proverbio latino).

Precisamente porque lo escrito queda, obliga a quien lo expresa, a ser mucho más cudado0so y precavido, que con el lenguaje hablado. Para ello se cuenta con la inapreciable ventaja de poder revisar el borrador, hasta que el resultado corresponda fielmente a lo que se pretende decir.

En los negocios las palabras son tan importantes como los números. Hay quien opina que en una carta solo basta dar información; lo cierto es que toda correspondencia que proceda de una oficina, lleva el principal propósito de “vender” e el moderno sentido de la palabra (como vender una imagen o una idea”).

La información que se ha conseguido puede ser muy valiosa, pero si su presentación escrita carece de calidad, el impacto que producirá en el lector, con toda seguridad será muy pobre. Lo anterior puede representar un costo sumamente elevado, no solo para la empresa, sino para el prestigio de la persona que emite y firma el comunicado.

Para alcanzar objetivos como los tratados anteriormente, es necesario conocer las características y funciones de la materia física fundamental al redactar: las palabras, cómo utilizarlas, que significado tienen, su función dentro de la oración y por lo tanto en los escritos, como ordenarlas y por ultimo en qué forma presentarlas para causar una mejor impresión al lector y con ello conseguir su atención, interés y aceptación.

Costos de la escritura poco clara

Tiempo invertido en:

  • Reunir información.

  • Redactar.

  • Mecanografiar.

  • Enviar y distribuir.

  • Interpretar el mensaje.

  • Tomar una decisión.

La comunicación escrita:

Ventajas:

  • Queda constancia de lo tratado.

  • No hay distorsión de la comunicación.

  • No influye la comunicación no verbal.

  • Se puede revisar antes de emitirla.

Desventajas:

  • No hay intercambio directo.

  • La respuesta es más lenta.

  • No se propicia la discusión profesional.

Lo importante es que el mensaje sea claro”.

Objetivos de la redacción comercial

Informar al lector sobre decisiones, órdenes, proyectos o ideas.

Influir sobre el lector para obtener una actitud y respuestas acorde con el interés y expectativas del emisor.

Fondo relacionado con el objetivo, el contenido del mensaje en sí.

Forma es la presentación, la primera imagen del escrito, incluyendo la ortografía, acentuación y puntuación del mensaje.

Documentos administrativos y sus características

Carta externa o de negocios, memorando, oficio, reporte, minuta, procedimiento, circular, acta, propuesta y otras.

Carta externa o de negocios: el prototipo de la comunicación en el mundo comercial, dirigido a una persona o empresa que no pertenece a la institución, con un propósito determinado. Refleja la imagen de la organización y el impacto que produce es ilimitada.

Memorando: el documento utilizado entre departamentos de una misma organización como medio de comunicación interna; su principal característica es ser conciso y breve.

Reporte: un mensaje informativo sobre el resultado de algún hecho o problema.

Circular: un escrito que tiene por objeto difundir un mensaje simultáneamente a muchas personas y puede tener gran interés para tdas ellas. Si se pierde de vista esta característica, la circular deja de serlo.

Minuta: refleja los acuerdos a los que se llegaron en una reunión o junta. Contiene lista de participantes, fecha, hora, lugar donde se llevo a cabo, agenda tratada y compromisos que se establecieron, personas responsables y la fecha para entregarlos.

Acta: documento oficial en que se constata un acto, hecho formal o acuerdo en una reunión, firmado por una persona autorizada.

Procedimiento: señala la secuencia que debe seguirse para obtener los resultados deseados, en una función determinada.

Oficio: documento que se emplea generalmente, tanto en las oficinas gubernamentales como en las agrupaciones políticas, sindicatos, sociedades científicas, etc. La característica primordial consiste en la sobriedad de su estilo.

Propuesta: mensaje que ofrece o propone una mejora, dirigida a una persona o institución que debe aprobarla, antes que la acción se lleve a cabo.

Partes del cuerpo de cualquier documento (PDC)

Planteamiento: definición del documento, antecedentes del asunto.

Desarrollo: presentación de la idea general, tema central: objetivo del mensaje, puede contener un segundo asunto.

Conclusiones: cierre y terminación, despedida.

Técnica para redactar:

De lo general….. a lo particular.

Planteamiento: antecedentes

(Usando una generalización).

De acuerdo a nuestra conversación….

En respuesta a su oficio….

Con relación al asunto ….

Para continuar el proceso ….

A fin de …

Desarrollo: objetivo, razón por la cual se escribe (detalles)

…. Confirmo mi asistencia

….le solicito….

…me es grato

Conclusión: despedida y cierre

Párrafo

Definición: un párrafo es cada parte del desarrollo del escrito que contiene una idea completa, apoyada por otras aclaratorias y separado por un punto y aparte.

Esquema: el esquema es un párrafo consiste en escribir las ideas que se piensan comunicar, distribuidas según su función y ordenarlas. Es un procedimiento que ayuda a jerarquizar lo que se necesita decir y evita que se omitan ideas indispensables o se agregue información irrelevante.

Objetivos: desarrollar una idea, en beneficio del lector, combinando oraciones que se relacionan entre si, ofrece una presentación visual que sea agradable y estimule al lector a seguir leyendo.

Requisitos del párrafo: tener cohesión y continuidad de ideas.

Extensión de los párrafos: varia mucho pero preferentemente van a ser párrafos cortos:

Mínimo de dos renglones y máximo de seis.

Formado por: desde una hasta tres o cuatro oraciones.

Mecánicas de los párrafos.

Usar el estilo del bloque: sin sangría (si se desea utilizarla, solo cinco espacios).

Dejar un espacio en blanco entre párrafos o mínimo medio.

Del escritor……al redactor

Formar un párrafo es mas un “arte que una ciencia”

La técnica 1,2,3 para la creación progresiva de párrafos paso preliminar: establecer el objetivo.

Primera etapa: definir el sustantivo focal.

El sustantivo focal es la razón de existir del objetivo y alrededor del cual se proporciona mayores detalles. Así en el objetivo “junta para presentar campaña de valores”, el sustantivo focal es, por supuesto, junta.

Segunda etapa: hacerle preguntas básicas al sustantivo:

Las respuestas representan la información que requiere el lector para la completa comprensión del asunto que se le va a tratar, con mayor o menor detalle.

Se inicia el proceso de la creación progresiva con base a preguntas al sustantivo focal: junta:, ¿para que?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, etc.

Tercera etapa: el párrafo.

Elaborar un párrafo equivale ampliar, con mayor numero de oraciones, la idea concebida originalmente, en donde se incluyan datos como: fechas, nombres, direcciones, números de documentos, etc.

La idea central o básica puede al comienzo, en la mitad o al final del párrafo.

La técnica “1-2-3” esta integrada por tres etapas, como a continuación se ilustra:

  1. Junta.

  2. Invito a junta presentar campaña de valores

  3. Me complace invitarle a la junta para presentar la campaña de valores, que se llevara a cabo el próximo lunes 9 de agosto, alas 11 horas, en lasala de juntas de este edificio, ubicada en el segundo piso.

Preguntas al sustantivo focal:

Qué es lo que va a comunicar.

A quien se lo va a comunicar.

Cómo se llevará a cabo.

Cuándo se llevará a cabo.

Donde se efectuara. Etc,etc.

Puntos relevantes en un asunto:

Responder a las preguntas:

¿Qué?...Propuesta

¿Para que?.... Objetivo

¿Por qué?....Argumento

¿Cómo?....detalles

Términos comerciales

Anticuados

  1. Por el presente me permito enviarle.

  2. Quedamos de usted.

  3. Anticipo mis agradecimientos.

  4. En el dia de hoy.

  5. Tengo a bien.

  6. Agradezco de antemano.

  7. Pongo de su conocimiento.

  8. Le estamos incluyendo.

  9. Debidamente firmado, registrado.

  10. De los corrientes.

  11. Adjunto le incluyo.

  12. Con el fin, con el objeto de.

  13. La espera de.

  14. Este es para comunicarle.

  15. Esperando su respuesta.

  16. Próximo pasado.

  17. Con excepción de.

  18. Tomar las medidas apropiadas.

  19. Obra en mi poder.

  20. Hice la notificación.

  21. Tuvo lugar una reunión.

  22. Durante el año en curso.

  23. Es la opinión de muchos.

  24. En relación con las precauciones de seguridad.

  25. Permítame decirle que estamos sumamente satisfechos.

  26. Quiero aprovechar esta oportunidad para expresarle mi agradecimiento.

  27. Cuesta un total de $500.00.

  28. Daremos a este asunto nuestra mas profunda atención.

  29. Me he tomado la libertad de enviarle.

  30. Sírvase ser tan amable de informarme.

  31. Aprovechamos la ocasión para reiterarle las seguridades de nuestra más alta estima y consideración.

  32. A la mayor brevedad posible.

  33. Estamos plenamente consientes.

  34. Relativo a su solicitud.

  35. Subsecuentemente.

Modernos

  1. Le envío.

  2. Atentamente.

  3. Agradezco.

  4. Hoy.

  5. Me complace.

  6. Agradeceré.

  7. Le comunico.

  8. Incluyo.

  9. Firmado, registrado.

  10. De junio, julio.

  11. Le adjunto.

  12. Para.

  13. Espero.

  14. Le comunico.

  15. Espero su respuesta.

  16. De abril, mayo.

  17. Excepto.

  18. Hacer.

  19. Tengo.

  20. Notifique.

  21. Se reunieron.

  22. Durante 2009.

  23. Muchos opinan.

  24. Por seguridad.

  25. Estamos satisfechos.

  26. Le agradezco.

  27. Cuesta $500.00

  28. Atenderemos pronto.

  29. Le envío.

  30. Infórmeme.

  31. Atentamente, cordialmente, respetuosamente.

  32. En enero, febrero.

  33. Sabemos, conocemos.

  34. Según su solicitud.

  35. Más tarde.

Análisis de frases en desuso

A quien corresponda: introducción que no tiene el destinatario al que se le dirigirá la constancia o el comunicado. La firma del remitente es muy importante y por lo tanto debe saber a quién se le hace llegar el mensaje. Pregúntate a qué persona o institución específicamente se le remitirá.

Por medio del presente, la presente tiene por objeto, por este conducto, por este medio: frase innecesaria, dado que el presente o el conducto es el comunicado y el lector lo tiene en su poder.

…Le envio un cordial saludo: los saludos representan frases de cortecia que son adecuadas usarlas pero en el párrafo de cierre.

….y aprovecho la ocasión: con esta frase se expresa que el objetivo del comunicado es saludarlo y como un aspecto secundario se tratara el asunto en cuestión.

…. Me permito dirigirme as usted. El significado del verbo “permitir” es dar consentimiento, autorizar. Con esta expresión se da a entender que el redactor tiene que autorizarse a si mismo para dirigirse al lector. Denota inseguridad. Algo muy distinto es decir “me permite”, con la cual se busca la autorización de otra persona.

Me tomo la libertad…(¿de donde se toma?) la libertad se tiene y se ejerce. Frase que denota inseguridad y baja auto estima.

…. Abusando de su confianza… se comienza inadecuadamente con un gerundio; expresa inseguridad y servilismo.

….. de no haber inconveniente alguno de su parte: el objetivo del mensaje es conseguir lo que se solicita y no influir en el lector para que no se le conceda. En forma inconsciente este recibe el mensaje de que trate de buscar el impedimento de la aprobación.

Adjunto le estoy enviando: dos verbos sinónimos, con lo que se expresa un pleonasmo.

....gire instrucciones al personal a su digno cargo: no se requiere proporcionarle instrucciones al lector sobre a quien le asignará la responsabilidad de efectuar cierta actividad para proporcionarle al redactor lo que requiera. Basta con solicitarlo y sabrá como obtenerlo.

Enviado, adjuntado: son gerundios que expresan una acción que se efectúa en el presente de manera continua.

Agradeciendo de antemano: dos contrasentidos: un agradecimiento anticipado por algo que aun no se ha concretado y un gerundio, lo que hace se prolongue el agradecimiento en forma indefinida.

… a la brevedad posible: expresión que no especifica el tiempo que tiene el lector par a responder a los solicitados.

… fechado el día 15 de septiembre: al señalarse el día y el mes, se sobre entiende que es una fecha, por lo que no se requiere incluir la palabra día.

…el dia 15 del presente año en curso: al no indicar el mes, el lector requiere levantar la vista de lo que esta leyendo y buscar la fecha del comunicado y asi conocer a que mes se esta refiriendo.

Sin mas por el momento, sin otro particular, sin otro asuto que tratar de momento: frase que no le ofrece ninguna imformacin al lector, baste dejar de escribir para que se percate de que el mensaje ha inalizado. Sustituya por algún comentario relacionado con el tema en cuestión, que refuerce en el lector el contenido del mensaje.

Estilo moderno de comienzo de oficios

  1. Me es grato adjuntarle el reporte sobre…

  2. Gracias por su oficio del 7 de enero donde…

  3. Agradeceremos confirme su asistencia a ….

  4. Según sus instrucciones, le acompaño copia de…

  5. De acuerdo a su oficio XXX del 20 e marzo, le remito ….

  6. Lamento informarle que hemos decidido cancelar la reunión que ….

  7. Lo felicito por los exitosos resultados que obtuvo en la evaluación que …

  8. Recibí su oficio del 5 de febrero donde nos solicita….

  9. Después de analizar concienzudamente su petición sobre …

  10. A fin de continuar el proceso iniciado…. Le solicito nos proporcione.

Estilo moderno de despedida de oficios

  1. Le envío un cordial saludo y aprovecho la ocasión para agradecerle la oportunidad que nos brindo de…

  2. En espera de su oportuna información me es grato saludarle…

  3. Le reitero nuestra disposición para atender sus dudas y ofrecerle nuestra…

  4. Seguro (a) de contar con su apoyo, me despido de usted.

  5. En espera de sus comentarios.

  6. Con gusto podemos aclarar cualquier cuestionamiento.

  7. Espero que este cambio no afecte.

  8. En cuanto tenga la información le se la haré llegar oportunamente para encontrarle la solución adecuada.

  9. Agradeceré su asistencia ya que su presencia será significativa para el éxito de ete evento.

  10. Agradezco que siempre nos brinda.

Memorando

Es un documento utilizado entre oficinas de un amisma organización como medio de comunicación interna:

Finalidad:

Solicitar u ordenar algo, proporcionar información, proponer una acción, para conocimiento de varias personas (circular), para reafirmar un acuerdo verbal.

Debe responder las siguientes preguntas:

1¿Quién?, 2¿Qué?, 3 ¿Cuándo?, 4 ¿Dónde?, 5¿Por qué?, 6 ¿Cómo?.

Capte la atención de las primeras 10 palabras”

Un asunto=un memorando

Estilos de memorandos:

Al igual que en el oficio los memorandos se pueden elaborar en estilos de:

Bloque extremo: todas las partes alineadas hacia el margen izquierdo.

Bloque: la fecha y la firma alineados hacia la derecha de la mitad de la hoja.

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