Manual para la implementación de políticas contables de acuerdo con la normatividad relacionada con NIIF para Pymes para la empresa XXXXXXXXXXX Año XXXX
Marco Jurídico Implementación NIIF Pymes en Colombia
El 13 de julio de 2009, se expidió la Ley 1314, por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. La acción del Estado se dirigirá hacia la convergencia de tales normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información, con estándares internacionales de aceptación mundial. De acuerdo con esta Ley, el CTCP es la autoridad colombiana de normalización técnica de las normas contables de información financiera y de aseguramiento de la información.
Grupos de usuarios
De acuerdo con los comentarios recibidos sobre el documento: “Propuesta de modificación a la conformación de los grupos de entidades para la aplicación de NIIF (IFRS)” publicado el 15 de diciembre de 2011, y atendiendo las recomendaciones de los comités técnicos, de algunas Superintendencias y del público en general, el CTCP considera que las Normas de Contabilidad e Información Financiera y de Aseguramiento de la Información deben aplicarse de manera diferencial a tres grupos de usuarios, así:
Grupo No. 2Norma de información financiera aplicable: NIIF para Pymes (IFRS forSMEs)
a) Empresas que no cumplan con los requisitos del literal c) del grupo 1;
b) Empresas que tengan Activos totales por valor entre quinientos (500) y treinta mil (30.000) SMMLV o planta de personal entre once (11) y doscientos (200) trabajadores, y que no sean emisores de valores ni entidades de interés público; y
c) Microempresas que tengan Activos totales excluida la vivienda por un valor máximo de quinientos (500) SMMLV o Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores, y cuyos ingresos brutos anuales sean iguales o superiores a 6.000 SMMLV.
Dichos ingresos brutos son los ingresos correspondientes al año inmediatamente anterior al periodo sobre el que se informa.Para la clasificación de aquellas empresas que presenten combinaciones de parámetros de planta de personal y activos totales diferentes a los indicados, el factor determinante para dicho efecto, será el de activos totales.
Aspectos técnicos de las políticas contables
La Sección 10 de la NIIF para las PYMES - POLÍTICAS CONTABLES, ESTIMACIONES Y ERRORES tiene como alcance dar una orientación sobre la selección yaplicación de políticas contables que deben usarse en la preparación de los estados financieros en lasentidades.
Si la NIIF para las PYMES no considera transacciones o sucesos específicos, la administración de unaentidad tomará la iniciativa de su juicio para desarrollar y aplicar una política contable que proporcionerelevancia a la información financiera y a las decisiones económicas de los diferentes usuarios, de igualmanera debe ser fiable, para que los estados financieros reflejen la esencia económica de lastransacciones; además de estar libre de sesgos, manifestar prudencia y reflejar información completa.
Cuando las empresas no encuentren una guía específica en la NIIF para Pymes, los lineamientos aconsiderar para elaborar políticas contables podrán ser las determinadas en las NIIF Completas que traten situaciones similares y relacionadas.
Las empresas deberán poseer y aplicar políticas contables de manera uniforme para todas lastransacciones, sucesos y condiciones, excepto que la NIIF para las PYMES requiera o permita establecercategorías de partidas, para las cuales podría ser apropiado aplicar diferentes políticas, en caso que lanormativa lo permita se deberá seleccionar la más adecuada.
Políticas contables
A continuación se define que son políticas contables, sus beneficios e importancia, entre otros aspectosrelacionados al tema.
Definición
La Norma Internacional de Información Financiera para las Pequeñas y Medianas Entidades Pyme – Sección 10.2 define:“Son políticas contables los principios, bases, convenciones, reglas y procedimientos específicosadoptados por una entidad al preparar y presentar estados financieros”.
Naturaleza de las políticas contables
Las políticas contables proceden de las estrategias posibles a aplicar por la gerencia, es por ello que sunaturaleza proviene de los diferentes objetivos a largo plazo, es así como su elaboración basada en NIIFpara PYMES proporcionará información contable comprensible a cualquier tipo de usuario.
Características de las políticas contables
Las políticas contables deben cumplir con las características cualitativas de la información financiera queestablece la Sección 2: “Conceptos y Principios Generales”, las cuales son los atributos que proporcionanla utilidad a la información contenida en los estados financieros, que son las siguientes:
a) Comprensibilidad
b) Relevancia
c) Materialidad o importancia relativa
d) Fiabilidad
e) La esencia sobre la forma
f) Prudencia
g) Integridad
h) Comparabilidad
i) Oportunidad
j) Equilibrio entre costo y beneficio
Objetivos de las políticas contables
Las políticas contables persiguen muchos objetivos en la entidad, pero entre los principales se puedenmencionar los siguientes:
a) Garantizar el cumplimiento de los lineamientos adoptados a fin de suministrar informacióncontable relevante para la toma de decisiones económicas de los usuarios.
b) Establecer una base técnica para la aplicación de los criterios contables.
c) Promover la uniformidad de la información contable.
d) Garantizar la congruencia de los criterios contables y los objetivos financieros con la finalidad desuministrar información fiable necesaria para la toma de decisiones.
Importancia del diseño de políticas contables
En la actualidad la contabilidad en cualquier empresa independientemente al giro que se dedique,necesitan de una buena organización en la recolección de la información hasta el registro y archivo de losprocesos contables; además de buenas herramientas para el adecuado registro de sus transaccioneseconómicas.
El papel que juegan las políticas contables es importante en las pequeñas y medianas entidades para quelos registros contables estén basados en la normativa que les es de aplicación, porque cada transaccióndebe de registrase de acuerdo a una política formalmente establecida, esto con el fin de responder de la
forma más rápida y eficiente a las diferentes necesidades de información de las transacciones que seoriginan en una entidad, que hacen de la información contable y financiera una herramienta para la tomade decisiones.
Cuando se carece de políticas no se tiene un lineamiento a seguir y por consiguiente se pueden cometererrores al momento de registrar las transacciones, lo que daría como consecuencia la mala calidad de losestados financieros en las empresas. Es por tal razón, que es de gran importancia el buen diseño yaplicación de políticas contables para que la información financiera procesada pueda utilizarse para latoma de decisiones.
Beneficio de contar con políticas contables en las empresas
Si las políticas contables son adecuadas para determinada empresa, su buena aplicabilidad oimplementación, puede proporcionar beneficios como los mencionados a continuación:
a) Proporciona una guía para la elaboración y presentación de la información financiera.
b) Previenen desviaciones en el registro de las operaciones.
c) Proporcionan canales de comunicación entre los usuarios de la información financiera.
d) Ayuda a los miembros de la organización en la toma de decisiones sobre los estados financieros.
e) Promover la situación financiera real y los resultados de las operaciones.
f) Promueven una coordinación y cooperación más estable entre los elementos del departamentocontable.
g) Especifica el punto de vista y la filosofía de la administración en el área contable.
Importancia de la aplicabilidad de políticas contables
La gerencia de una entidad utilizará su juicio para desarrollar y aplicar una política contable que dé lugar ainformación que sea relevante para las necesidades de toma de decisiones económicas de los usuarios, yfiable, en el sentido de que los estados financieros contengan las siguientes características:
a) Representen fielmente la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo dela entidad;
b) Reflejen la esencia económica de las transacciones, condiciones, y no simplemente su formalegal;
c) Muestren neutralidad, es decir, libres de sesgos;
d) Manifiesten prudencia; y
e) Estén completos en todos sus extremos significativos.
Para conseguir que las políticas contables se impregnen en las organizaciones y por tanto, que vayantomando el rumbo deseado por la alta dirección de las empresas, es preciso conseguir cambios que no seproducen de forma automática, para ello se necesita contar con buenas herramientas que estén acorde alas funciones.
Cuando en las entidades no existen políticas que dirigen la acción y el curso de las actividades, es posibleque las mismas no cumplan con las metas trazadas para determinado período y esto se vea reflejado enlos resultados económicos que se obtengan, por las malas decisiones y la falta de razonabilidad yfiabilidad de los estados financieros.
Uniformidad de las políticas contables
Cada entidad debe seleccionar las políticas contables y tendrá que aplicarlas de manera uniforme paratransacciones, sucesos y condiciones que sean similares, según lo requieran las organizaciones, demanera que permita específicamente establecer categorías de partidas para las cuales podría serapropiado aplicarlas en diferentes políticas. Por consiguiente las empresas seleccionarán una política
contable adecuada, y se aplicará de manera uniforme a cada categoría.
Responsabilidad por la elaboración de las políticas contables
La gerencia de la entidad es la encargada de establecer las políticas contables, debido a que sonconsiderados parte de los componentes de los estados financieros que también están a su cargo y es laresponsable de seleccionar las mejores alternativas de acción y selección, de la opción más adecuadapara que la información contable cumplan con los requisitos técnicos y juicios recomendados en lanormativa contable.
Lineamientos básicos para la elaboración de políticas contables
Como parte del proceso de adopción de la Norma Internacional de Información Financiera para lasPequeñas y Medianas Entidades, la empresa debe de contar con herramientas contables a utilizar para elregistro de sus operaciones, por lo que las políticas contables son una parte importante en la fase deaplicación y registro de los hechos económicos en la empresa.
Además de constituir parte básica de los estados financieros, estos principios se encuentran inmersos ydescritos en cada una de las secciones de la norma. Por lo tanto antes de comenzar la elaboración de laspolíticas, debe identificarse si la normativa se encuentra vigente según el Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
Revisión de las transacciones en la empresa
Para establecer los criterios necesarios que deben tomarse en cuenta para estructurar una políticacontable a utilizarse por las empresas, la gerencia debe hacer un análisis general de los diferentesfactores externos e internos y los elementos que se consideran importantes incluir en el desarrollo de cadauna de ellas. Algunos de los aspectos que deben conocer, identificar y analizar antes de elaborar políticascontables son mencionados a continuación:
Naturaleza de la empresa y el tipo de actividad que realiza
Las empresas al evaluar las actividades que realiza, deberán identificar los hechos económicos querepresentan la base de las mismas, la finalidad principal para la que fue creada, al mercado al que dedicasus operaciones, etc. por ejemplo se debe verificar si es una empresa dedicada a la manufactura, a laconstrucción, a la prestación de servicios, etc.
Otro aspecto importante es tomar en cuenta la naturaleza de la sociedad, desde el punto de vista jurídicoevaluándose, que puede estar sujeta a regulaciones específicas en el país si su actividad en particular lorequiere, como es el caso de los bancos, organismos autónomos o gubernamentales así como entidadesfinancieras las cuales son reguladas por la superintendencia del sistema financiero.
Hechos económicos involucrados con registros, reconocimientos o tratados directamente poruna norma internacional
Cuando se aborda en específico un renglón del activo o del pasivo, se encuentra directamente descrito enla correspondiente sección el tratamiento contable que deberá aplicarse; por lo tanto, la importancia deevaluar los componentes de los estados financieros es parte elemental para determinar las secciones queson aplicables a las empresas. Es por ello que las entidades deben identificar los hechos económicosinvolucrados con sus registros.
Identificación del campo de acción de la entidad, ambiente económico, relación económicacon otras empresas
Cuando se determinan las actividades principales de las empresas es necesario apegarse a untratamiento contable específico; además debe tomarse en cuenta el ambiente económico en el que sedesarrolla, por ejemplo, la relación que tenga con entidades que proporcionan financiamiento y pago deintereses, etc.
Tipos de usuarios de la información contable, valuación de operaciones consideradasmateriales para ser reveladas en estados financieros
Para las empresas es importante determinar los usuarios de los estados financieros, tomando en cuentaque estos requieren información para diferentes fines, por lo que debe cumplir con todos losrequerimientos necesarios exigidos por la normativa técnica. Los usuarios pueden ser de tipo interno yexterno, como clientes, inversionistas locales y extranjeros, proveedores, instituciones financieras yestatales.
Cuando sea necesario ampliar la información contenida en los estados financieros, se hará mediantenotas explicativas. La empresa debe adoptar la norma que le permita revelar y presentar sus operacionesde forma que los usuarios satisfagan las necesidades de información contable que necesiten y que lesserá útil para tomar decisiones económicas.
Revisión del control interno contable
Otro punto importante a considerar en la elaboración de políticas contables, es la revisión del controlinterno contable de las empresas, con el objetivo de evaluar de forma integral las operaciones de laentidad, así como delimitar responsabilidades, niveles de autorización, codificación de las transacciones ynuevos procedimientos, los cuales se involucran al aplicar la Norma Internacional de InformaciónFinanciera para las Pequeñas y Medianas Entidades.
Los elementos del control interno tienen como objetivo la confiabilidad de los registros, proporcionarmayor confianza en las cifras de los estados financieros, así como la salvaguarda de los activos yobtención de información financiera veraz y confiable.
La empresa debe establecer los procedimientos adecuados que estén estrechamente relacionados con eltipo de actividad económica y las necesidades de información para dar cumplimiento a las políticascontables y de esta forma reducir errores, disminuir el número de órdenes verbales, además de facilitar lapreparación de los estados financieros.
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