Informe de auditoria de sistemas






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INFORME DE AUDITORIA DE SISTEMAS

1. DEFINICION:

La elaboración del informe de auditoría sistemas es el punto final del proceso de captación y tratamiento de la información obtenida del sistema auditado. Esta información ha de ser suficiente para que el auditor, con su experiencia y conocimiento, sea capaz de realizar un diagnóstico y realizar unas recomendaciones.

2. CARACTERISTICAS DEL INFORME DE AUDITORIA DE SISTEMAS

En la relación del informe ,el auditor señala los resultados de su investigación ,sus evaluaciones, hallazgos, aportaciones y conclusiones sobre el trabajo realizado; también ,también señala las técnicas ,herramientas ,métodos y procedimientos que utilizo en la obtención de datos ,las observaciones e interpretaciones de los fenómenos y hecho evaluados que le sirvieron de sustento en la elaboración de documentos de situaciones encontradas o relevantes que informa, así como todas las demás aportaciones con las cuales da su sello personal al informe presentado .

Evidentemente ,el informe de una auditoria de sistemas computacionales es producto de la experiencia y conocimientos del auditor que lo presenta ;por esta razón, además de servir para señalar las observaciones, desviaciones y resultados encontrados ,este documento también sirve para que el auditor exhiba los conocimientos ,técnicas y procedimientos que utilizo para evaluar el área de sistemas ,asimismo, en su redacción muestra su forma de ser y de actuar profesionalmente ,así como su cultura .

De hecho, esto también se juzga en la presentación del informe de auditoria; no solo el resultado, sino quien y como lo presenta .por eso es muy importante conocer las características fundamentales de la elaboración del informe de la auditoria.

Para contribuir a incrementar la calidad en la presentación del informe de auditoria ,misma que se puede hacer extensiva a cualquier otro tipos de trabajo profesionales ,e incluso personales o escolares ,a continuación presentamos algunas de la principales características de la redacción del informe de auditoria ,las cuales ayudaran al auditor de sistemas computacionales a mejorara su elaboración .

2.1 CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES:

Inicialmente, se pueden identificar dos características fundamentales en los informes de auditoria de sistemas, las cuales siempre se refieren al contenido del informe y a la forma de presentarlo; dichas características son las siguientes

A. Característica de fondo.-

Estas características se refieren al cuidado que debe tener el auditor de sistemas al revisar que el contenido total del informe de auditoria sea acorde con lo que realmente tiene que señalar acerca de la revisión efectuada, refiriéndose exclusivamente al contenido del informe; para ello debe tomar e cuenta los siguientes aspectos:

* Que la información que contiene el documento sea veraz, confiable y oportuna y sin distorsiones ni tendencias que demeriten el trabajo realizado.

* Que el uso de la terminología sea exacto y objetivo, para que se entiendan e interpreten las desviaciones reportadas tal y como se quisieron plasmar.

* Que el contenido del informe sea congruente con lo observado, sin inventar, distorsionar o modificar lo encontrado en la evaluación.

* Que permita mostrar la situación real del área auditada, a fin de identificar y solucionar lo encontrado en la evaluación.

* Que permita mostrar, con su simple lectura, la situación real del área auditada, a fin de solucionar la problemática señalada.

* Que su contenido abarque todo lo que se debe informar del área auditada, sin abundar en explicaciones inútiles, pero sin ser parco en lo que se presenta.

* Que el lector capte inmediatamente la problemática que reporta el auditor, así como la opinión que plasma respecto al funcionamiento del área de sistemas o de sistemas auditados.

B. Característica de forma.-

Se refiere a la manera en que el auditor debe presentar el informe, en cuanto al estilo de redacción, contenido en partes, apartados, apéndices, tipo y tamaño de las hojas y el tipo de letra, ortografía, sintaxis, gramática y demás componentes del lenguaje, y en si de todo lo relacionado con la presentación del documento. Al redactar dicho informe, el auditor debe considerar los siguientes aspectos:

• Que esté redactado en forma concisa, clara, sencilla y amena, sin exceso de tecnicismo, pero sin omitirlos cuando sean necesarios, a fin de que su lectura sea comprensible.

• Que al redactarlo se eviten la redundancia, repeticiones y reiteraciones inútiles que solo abultan y entorpecen la lectura.

• Que la forma de presentar el informe sea profesional, mecanografiado en forma impecable y con el contenido exacto que debe este tipo de documentos.

• Que su redacción sea impecable en cuanto ortografía y puntuación

• Que el contenido sea acorde a las necesidades y exigencias de la empresa auditora

2.2 CARACTERISTICAS DE LA PRESENTACION DEL INFORME

• Claridad

• Confiabilidad

• Propiedad

• Concisión

• Sencillez

• Acertividad

• Ilación

• Tono y fuerza

• Oportunidad

• Exactitud

• Imparcialidad

• Objetividad

• Congruencia

• Familiaridad

• Veracidad

• Efectividad

• Positividad

2.3 CARACTERISTICAS IMPORTANTES PARA EL LECTOR DEL INFORME DE AUDITORIA

• Que el informe tenga familiaridad

• Que el contenido del informe sea coloquial

• Que el contenido del informe sea variado

• Que se entregue y comente oportunamente

• Que su lectura sea sencilla

• Que su contenido esté fundamentado

• Que su redacción sea clara

• Que la información contenida sea contundente

• Que este redactado en un estilo impersonal

• Que su contenido esté sintetizado

• Que su contenido sea ameno y entendible

• Que sea enfático en las situaciones reportadas

3. PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORIA DE SISTEMAS

En el informe de auditoría se reportan las situaciones encontradas durante la evaluación pero también se deben incluir las causas que originan esas situaciones y las posibles sugerencias para solucionar los problemas encontrados.

Sin embargo la elaboración del informe, el cual es el punto más importante de la auditoria de sistemas, es uno de los aspectos más difíciles para los auditores debido a que requiere procedimientos complicados, propios de las auditorias los cuales se tienen que llevar a cabo mediante una secuencia como lo que se propone en la figura.

En ella se describe un ordenamiento general de realización del informe el cual va desde la aplicación de los instrumentos de recopilación hasta la presentación del informe a los directivos de la empresa.

Está claro que el producto final y el más importante de una auditoria de sistemas es la elaboración correcta del informe, ya que en este se presentan los resultados obtenidos durante la evolución de la gestión administrativa del centro de cómputo o de cualquier otro aspecto relacionado con los sistemas.

3.1 PASOS PARA ELABORAR DICHO INFORME SE COMPONE DE:

• Aplicar instrumentos de recopilación

De acuerdo con el programa para la auditoria de sistemas, el auditor aplica los instrumentos, técnicas, procedimientos y herramientas que diseño en la etapa de planeación con el propósito de realizar la evaluación a los sistemas, a las áreas de centros de cómputo o a cualquier otro aspecto.

Con la aplicación de estos instrumentos, el auditor detecta las posibles desviaciones a la actividad que se está evaluando y de acuerdo con sus conocimientos y experiencias las analiza y las registra en el formato de situaciones encontradas que analizaremos continuación.

INSTRUMENTOS DE RECOPILACION:

Este tiene como objetivo identificar los principales instrumentos técnicas, herramientas y métodos utilizados en la recopilación de información:

Las cuales se detallan a continuación:

a) Entrevista

b) Cuestionarios

c) Encuestas

d) Observación

e) Inventarios

f) Muestreo

g) Experimentación

Al utilizara estas herramientas, métodos y procedimientos en auditoria de sistemas lo que hace es utilizar lo mejor de ellas para adecuarlas a las necesidades especificas de la evaluación requerida.

IMPORTANCIA DEL USO DE HERRAMIENTAS COMPUTADORIZADAS EN LA AUDITORÍA

Las herramientas computadorizadas de apoyo a la auditoría se suelen clasificar en dos categorías genéricas, a saber: técnicas y herramientas

Podemos decir de estos que las:

Técnicas: extracción y análisis de datos, detección de fraude, monitoreo continuo, valoración de la seguridad de la red, control de comercio electrónico, evaluación del control interno y papeles de trabajo automatizados.

Herramientas: procesadores de texto, hojas electrónicas, software especializado de auditoría, correo electrónico, diagramas de flujo, bases de datos, administración de datos y groupware, administración de la auditoría y administración de riesgo

• Registrar en el formato de situaciones encontradas las desviaciones halladas durante la revisión

Con la aplicación de los instrumentos diseñados en la etapa de planeación, el auditor identifica aquellas posibles desviaciones que encuentra durante su evaluación y hace un análisis comparativo de la operación normal contra la esperada. Una vez hecho este análisis, entonces puede definir aquellas situaciones encontradas en su evaluación.

Las desviaciones que reporta el auditor tienen características especiales, las cuales debes plasmar por escrito en un documento de carácter formal, al que llamaremos formato de situaciones encontradas. Además como requerimiento ineludible, dicho reporte debe estar perfectamente elaborado, en cuanto a su redacción, claridad, oportunidad y otras características propias del informe de auditoría que analizaremos en el apartado correspondiente.

Está claro que la principal función del auditor es reportar todas las desviaciones que observo durante la auditoria de sistemas, para la cual puede utilizar el formato que más le plazca y de la manera en que se acostumbre reportar dichas observaciones en la empresa en donde se realiza la auditoria; sin embargo a continuación sugerimos la adopción de un formato muy fácil de elaborar por la simplicidad y la sencillez para plasmar esas desviaciones. Este es el formato de situaciones encontradas el cual contiene las siguientes columnas las situaciones, las causas, las soluciones, los responsables de la solución y las fechas de la solución

• Comentar las situaciones encontradas con los auditados

Una vez identificadas las situaciones encontradas, es responsabilidad del encargado de la auditoria que el auditor o supervisor (que puedes ser el propio responsable de la auditoria) comenten cada una de esas desviaciones con el personal responsable de la operación, sistema o función auditada.

Es indispensable que cada una de estas desviaciones sean discutidas con las empleados funcionarios o usuarios que fueron auditados, ya que de alguna manera estos son responsables de que se presenten dichas situaciones ( o cuando al menos están involucrados en ellos) el propósito de informarles es que ratifiquen o rectifiquen el origen de tales desviaciones; además también le sirve al auditor para complementar la redacción de las situaciones que reporta con ello se busca que estas sean las mas claras posibles y mas entendidas a fin de que se reporten exactamente como quieren señalar cada desviación.

La auditoria no es una cacería d brujas para cortar las cabezas de los auditados; es una revisión para encontrar posibles desviaciones en su actividad cotidiana y es deber del auditor comentarlas con ellos para resolver de común acuerdo.

• Encontrar, conjuntamente con los auditados, las causas de las desviaciones y sus posibles soluciones

Como lo señalamos en el punto anterior la necesidad de comentar las desviaciones con los responsables de la operación, también remarcaremos que de estos comentarios se puede obtener de manera más fidedigna y confiable las causas que generan cada una de las desviaciones a fin de reportarlas en el informe de auditoría lo más apegado posible a la realidad.

Está claro que al conocer las desviaciones que se le imputan, el auditado tratara de defenderse, señalando las causas que originaron cada una de las desviaciones encontradas con ello el auditor puede corroborar o rectificar las causas que había planteado además le permite obtener, de manera directa y en voz de los involucrados las posibles soluciones a estas desviaciones incluso hasta el responsable de llevarlas a cabo.

Este es el verdadero trabajo del auditor, reportar las desviaciones que encontró durante su evaluación, encontrar las causas que las originan y acordar las posibles colusiones conjuntamente con el auditado. Así al es como se entiende y debe entenderse la función de la auditoria de sistemas

Cuando se da esta retroalimentación con el personal auditado, de ellos mismos se puede relacionar a la posible responsabilidad de la solución y la fecha compromiso que se puede llegar a solucionar cada una de las desviaciones presentadas.

• Analizar, depurar y corregir las desviaciones encontradas

Una vez que se comentaron las desviaciones con los auditados y se obtuvieron sus causas y posibles soluciones el responsable de la auditoria de sistemas será el encargado de analizar las desviaciones vigilando que cada una de este perfectamente plasmado y correctamente redactado en el formato de situaciones encontradas. La redacción y presentación de estas desviaciones debe hacerse los mas correctamente posible sin admitir ni el mas mínimo error de ortografía, redacción tipografía. Esta es la principal responsabilidad del encargado de la auditoria de sistemas vigilar el correcto reporte de las situaciones encontradas.

Cada auditor elabora un borrador o mecanografiadas, las observaciones que observo durante su evaluación y al mismo tiempo es responsable de comentarlas con el personal auditado para obtener de ellos sus causas y soluciones. Una vez que fueron comentadas y en su caso corroboradas o rectificados, entonces entrega un informe al responsable de la auditoria quien será el encargado de analizar cada una de estas desviaciones, a fin de redactar mejor concretadas y a darles una estructura jerárquica de presentación en un informe global de situaciones relevantes encontradas durante la evaluación de os sistemas.

• Jerarquizar las desviaciones encontradas y concentrar las más importantes en el formato de situaciones relevantes.

Una vez que el responsable de la auditoria de los sistemas haya supervisado que el informe de desviaciones encontradas este correctamente elaborado, debe analizar toda las desviaciones reportadas, a fin de escoger las que considere las mas importantes para reportarlas en el formato de situaciones relevantes el propósito es enfatizar lo que considera como lo mas importantes de la evaluación practicada a fin que los directivos conozcan los aspectos mas relevantes.

Las situaciones que se reportan como las más relevantes se deben redactar tal como fueron reportadas en el formato de situaciones relevantes (se sugiere que siempre sea así). Sin modificarse (es propiamente una copia fiel de estos). Esta la más conveniente para evitar confusiones de interpretación de error mecanográficos o a cualquier otra alteración que desea reportar como relevante. Además así corrobora que las desviaciones fueron comentadas con el personal auditado. Con esto no habrá lugar para ninguna mala interpretación ni evasión de responsabilidades cuando el informe de situaciones relevantes sea comentado con los directivos del área de sistemas, además será más fácil mecanografiar dicho informe.
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