Informe de recepción
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 CÁTEDRA DE COSTOS IMATERIA PRIMA Introducción Definido todo lo referente a la estructura que debe tener la contabilidad para recopilar la información que se necesita para el cálculo de los costos unitarios, ahora vamos a entrar en el cálculo de los mismos. Siguiendo con la premisa que al costo de producción vamos a llegar calculando en forma independiente los costos unitarios de materia prima, de mano de obra + cargas sociales y de carga fabril, comenzaremos definiendo criterios que nos permitan conocer los costos unitarios de materia prima. Conceptualmente, este cálculo no ofrece demasiados problemas, ya que se trata de conocer la cantidad de materia prima que consume cada producto y multiplicarla por el costo de la misma. Lo que cabe analizar es la validez de la información respecto de cuáles son las materias primas consumidas, en que cantidades se las consumió y cuál es el costo de adquisición de las mismas. Para ello vamos a analizar lo que podemos llamar el circuito administrativo de la materia prima. Circuito administrativo de la materia prima  Proveedores Oficina de Compras Orden de Compra   Remito Pedido de Materiales  Recepción Almacén de Materias Primas Informe de recepción  En algún momento quien está a cargo del Almacén de Materias Primas advierte que el nivel de stock de una materia prima hace que sea necesario comprar. En ese momento emite un Pedido de Materiales cuyo destino es el sector de Compras de la empresa. Departamento de Compras Es necesario que exista un sector en la empresa que unifique la tarea de comprar. Es deseable que ese único sector se encargue de comprar desde las materias primas necesarias para la producción hasta las resmas de papel que se utilizan en las oficinas. La razón de ser de esto radica en el hecho que de esa forma se evita la duplicación de esfuerzos, cosa que inevitablemente ocurre cuando las compras son realizadas por varios sectores de la empresa, se consigue un control mas adecuado de los stocks y se consiguen mejores precios de compra, ya que se concentra en este sector aquellas personas que tienen las mejores habilidades para comprar. En términos generales podemos decir que los compradores son muy parecidos a los vendedores. No cualquiera tiene habilidad para vender, y tampoco cualquiera es un buen comprador. Entonces lo más aconsejable es reunir en un solo sector (Departamento de Compras) a todos aquellos que poseen estas habilidades. Y esto redundará en una más eficiente gestión de Compras que si las adquisiciones se realizan en diversos lugares de la empresa. Otro motivo para su centralización lo da "el control interno" que posibilita -además de la mayor eficiencia- un adecuado control que permita evitar los sobreprecios y la corruptela consecuente. Es redundante enumerar las funciones de este sector. Sí cabe mencionar la emisión de la orden de compra, que es documento que perfecciona la relación entre comprador y proveedor, y donde debe quedar explícita una serie de precisiones que definen con certeza el material comprado. Esas precisiones son:
El Departamento de Compras de una empresa incurre en erogaciones para su funcionamiento. Ejemplos de estas erogaciones son los sueldos del personal del sector, las cargas sociales de los mismos, papelería, viáticos, teléfono, etc. Al principio, cuando definimos al costo de producción se dijo que íbamos a considerar para el cálculo de los mismos desde el momento que se compraba la materia prima para los productos. Esto significa que de acuerdo con lo expresado debemos definir alguna forma de tratamiento de estas erogaciones en que incurre Compras para su funcionamiento. Una alternativa, que no condice con todo lo expresado es considerar lo incurrido por el sector de Compras como Gastos de Administración y de esta forma van directamente al resultado de cada mes. La otra alternativa es incorporar estas erogaciones dentro de los costos unitarios. El problema radica en como realizar esta incorporación. Para ello tenemos dos posibilidades:
$ incurridos por Compras en 2011 $ comprados en 2011 Lo anterior nos dará un % que se lo aplicamos al costo de las materias primas compradas. El importe que surge incrementa el valor de las mismas que ingresan al Almacén. Cuando estas materias primas se consumen en la producción, el costo de los productos elaborados incluye como recuperar las erogaciones incurridas por Compras. Esta postura tiene el inconveniente de modificar los valores de compra de las materias primas en un valor subjetivo y se corre el riesgo de que los valores de inventario sean mayores que los corrientes, teniendo que hacer el ajuste correspondiente a la hora del cierre del balance anual.
Departamento de Recepción Así como decimos que debe existir un sector que unifique las compras de la empresa, también debe existir un sector por el cuál todo lo comprado ingrese a la misma. Esto hace necesario que exista una única boca de entrada de todo lo adquirido y este es el Departamento de Recepción. Cuando el proveedor entrega la compra, lo hace con un remito. El sector de Recepción debe controlar:
Cuando se hayan cumplido con estos controles, Recepción dará conformidad en el remito del proveedor de lo recibido. Después de haber realizado lo anterior, el sector de Recepción debe emitir un documento interno de mucha importancia en la vida de las empresas. Este documento es el informe de recepción. El informe de recepción es la constancia de que el material comprado realmente ingresó en la empresa. Es difícil explicar las razones por las que usualmente los remitos de los proveedores se extravían dentro de las empresas y esto origina enormes inconvenientes en el momento de confeccionar las ordenes de pago, ya que es requisito indispensable en el control interno que exista la certeza de que lo que se está pagando realmente haya ingresado en la compañía. En la medida que los remitos de los proveedores se pierden, esa certeza al momento de pagar no se puede comprobar. El informe de recepción resuelve estos problemas, ya que avala el ingreso de la mercadería a la empresa independientemente de la existencia o no del remito del proveedor. Una copia del informe de recepción debe acompañar a los materiales ingresados cuando los mismos son enviados al Almacén de Materias Primas, respaldando el ingreso de las mismas al citado almacén. Otra copia debe ser remitida a Contaduría para que forme parte de los legajos que componen las órdenes de pago. Queda por definir que tratamiento se le proporciona a las erogaciones en que incurre el sector de Recepción para cumplir con lo descripto. Acá también se incurre en sueldos, cargas sociales, luz, teléfono, papelería, etc. La propuesta al respecto es la misma que para Compras, es decir que vamos a considerar al sector de Recepción como parte de los Servicios Indirectos y que los importes mencionados sean asignados razonablemente entre los sectores que utilizan los servicios de Recepción. De esta forma conseguimos la incorporación de estos importes a los costos unitarios de los productos que se elaboran. Almacén de materias primas Todo este relevamiento administrativo cierra en este almacén. No es necesario que hablemos de las funciones del almacén o de la necesidad que exista el mismo respecto del cuidado físico de las materias primas. Pero la existencia del Almacén como proceso típico de circuito administrativo de la materia prima (como vimos más arriba) debe ser complementada contablemente: debe existir una cuenta que se debite con los ingresos de materia prima y se acredite -con débito Producción en Proceso- con las salidas a los sectores que lo requieren. En lo que hace a la determinación de los costos unitarios de materia prima, la existencia del almacén "contable" es imprescindible, ya que es la única forma de computar en los costos las materias primas consumidas en el período (mes). En el caso de no existir dicha cuenta, no queda otra alternativa que incorporar en los costos las compras del período, generándose la consiguiente deformación de los costos unitarios, debido a que no todo lo comprado en el mes ha sido consumido por la producción del mismo. Supongamos que una empresa adquiere 1.000 kg. de una materia prima y que la misma no tiene un almacén que funcione contablemente, y que esa compra está pensada en el consumo para dos meses de producción. Si el importe de los 1.000 kg. se los cargamos a los costos de los productos del primer, ya que contablemente no existe el almacén, se da el hecho de que la producción del primer mes tiene en sus costos la totalidad de los 1.000 kg., mientras que la del segundo mes no tiene costos de materia prima. Un verdadero absurdo. El énfasis en la existencia del almacén radica en el hecho de que se refleje en la contabilidad. Recordemos la premisa de sólo volcar en los costos importes que estén contabilizados. Suele darse que existe el almacén físicamente para resguardo de las materias primas, pero contablemente no aparece y entonces se da lo antes citado. Después de este introito, hablemos de cómo deben funcionar los mismos para que nos proporcionen la información que precisamos para costear. Cómo se conforma el valor de ingreso de las materias primas Desde ya que el importe de ingreso contable está formado por el valor de factura más todos los gastos hasta que la materia prima se deposita en el almacén, es el caso sobre todo de las materias primas importadas y, cuando el precio convenido, es "puesto en nuestro depósito". Cuando no lo es, se debe incluir en el valor de compra el costo del flete contratado con terceros. Si se transporta en camiones propios, algunos "costean" el costo total de esos camiones en una cuenta de Servicios "Transporte" y lo asignan al valor de la materia prima. En cambio otros lo asignan a los sectores a los que van estas materias primas, como un costo del departamento. Pero volviendo a la factura del proveedor de la materia prima, queda por definir qué tratamiento se le da a los descuentos y a las bonificaciones. Recordemos lo que conceptualmente implica un descuento y una bonificación:
Esto nos lleva a ingresar contablemente las materias primas al Almacén netas de bonificaciones, y en el caso de optar por el descuento, el mismo formará parte del resultado de período. Los Almacenes como Departamentos de Servicios Indirectos El funcionamiento del Almacén hace que se incurra en erogaciones tales como sueldos, cargas sociales, amortizaciones, seguros, etc. La propuesta respecto de las mismas es similar a la de los otros sectores que hemos analizado, es decir que se los incluirá como parte de los departamentos de Servicios Indirectos. Almacenes nominales Suele darse que ciertas materias primas son muy engorrosas de transportar dentro de la empresa y entonces conviene acudir a este artificio contable que son los almacenes nominales. Un ejemplo de materias primas difíciles de transportar internamente es el caso de la sal industrial que se utiliza en la generación de vapor para los procesos productivos. En una tintorería industrial donde el consumo de vapor es esencial para los teñidos, para obtener el vapor en la Caldera se necesita de agua blanda, que es agua que posee determinadas características químicas. La sal industrial es parte de los materiales utilizados para la obtención de agua de estas condiciones. Esta sal se compra a granel, es decir que a la empresa llega un camión lleno de sal cargada a granel en la caja del mismo. Es fácil imaginar el problema que se genera si la sal es descargada en el almacén de materias primas y dentro del mismo queda una montaña de sal, y la Caldera cada vez que necesita de la misma acude al almacén para llevarse lo que necesita. La solución a este problema se consigue haciendo que la sal, o la materia prima de estas características sea llevada físicamente al sector usuario, en el caso del ejemplo al sector Caldera. Con esto el inconveniente del movimiento físico del mismo se soluciona, y a los fines de control se utiliza la figura del almacén nominal. Contablemente se ingresa la materia prima al almacén e inmediatamente se hace un vale de salida de almacenes con cargo al centro que utiliza la materia prima. Con esto se obtiene un adecuado control de las cantidades compradas para establecer los consumos razonables de las mismas, y es fácil verificar la frecuencia de las compras, sus importes y otro análisis que se quiera realizar. Dificultades para establecer consumos de ciertas materias primas Suele ocurrir que algunas materias primas se depositan en tanques, de los cuáles sale una cañería que recorre los sectores que utilizan esta materia prima y que se abastecen de la misma mediante canillas o grifos. Es el caso del aguarrás en las tintorerías industriales, donde este elemento es de gran consumo. Como es de imaginar, cuando un sector precisa aguarrás abre la canilla y llena un balde, y nadie usualmente se preocupa de registrar la cantidad de aguarrás que se obtiene de esta forma, lo que hace que no exista ningún registro confiable de la cantidad de aguarrás consumida en los teñidos de cada sector. Para poder incluir los consumos de materias primas de estas características en los costos de los productos elaborados se precisa acudir a recursos como este que se señala:
Existencia inicial + Compras - Existencia final = Consumo
Podemos ver este ejemplo: Supongamos que los sectores que utilizan la materia prima depositada en el tanque son Centro A; Centro B y Centro C. Que en base a lo anterior, los consumos teóricos de cada centro son: Centro A 300 lts, Centro B 200 lts y Centro C 500 lts. En base a esto la proporción de consumos es: Centro A 30% Centro B 20% Centro C 50% Pensemos que el consumo real son 1.200 lts, esto quiere decir que al Centro A se le adjudica un consumo de 360 lts, al Centro B un consuno de 240 lts y al Centro C 600 lts. Vales de salidas de Almacenes Cuando las materias primas salen del Almacén con destino al consumo debe existir documentación respaldatoria que avale la salida de esas materias primas para ser elaboradas. Este papel lo cumplen los vales de salida de almacenes. Los vales pueden tener cualquier formato en lo que hace al formulario, pero sí deben cumplir con una serie de requisitos para tener la certeza de que el consumo sobre los que se calculan los costos es el que corresponde. Los requisitos a cumplir por los vales son:
Los vales cumplen una función específica que es la respaldar la salida del material. Pero suelen tener otros usos que son:
Valuación de las materias primas salidas del Almacén En la actualidad la valuación de las materias primas que salen del Almacén se realiza a los valores corrientes de las mismas, es decir al costo de reposición o el de la última compra si la misma es lo suficientemente cercana. En caso de que la compra no sea lo suficientemente reciente, habrá que tomar contacto con los proveedores para conocer los valores actuales de las mismas. Puede darse que no todas las materias primas tengan valores de compras recientes. Generalmente es la famosa regla de 80% y 20%, o sea que el 20% de las materias primas representan el 80% de los valores monetarios consumidos. El problema es cómo actualizar el costo de esas materias primas de poca rotación. Cuando esto ocurre, se puede elaborar un índice con la evolución de los precios de las materias primas de mucho consumo, y aplicarlo al costo existente de las de poca rotación. Seguro que la valorización puede ser errónea, pero el error no invalida ninguna decisión que se tome sobre costos que contemplen el consumo de las mismas, valorizadas de esa forma. Cálculo del costo unitario de materia prima Un producto terminado contiene una cantidad de materia prima que se denomina cantidad neta de materia prima. Pero usualmente se precisa procesar una cantidad de materia distinta de la neta, que se la denomina cantidad necesaria de materia prima. Es claro que en los costos la cantidad de materia prima a considerar es la cantidad necesaria de materia prima. Y lo usual es que la información que se posee para el cálculo de los costos unitarios sea la cantidad neta, que surgen de las especificaciones, que son descripciones detalladas de las características que deben tener los productos terminados. Las especificaciones detallan cuáles materias primas componen el artículo y que rendimientos tienen en cada proceso a las que son sometidas. Un comentario respecto del concepto de rendimiento y de desperdicio. Es lo mismo decir que una materia prima tiene un rendimiento del 90%, o decir que el desperdicio de esa materia prima es del 10%. Son conceptos complementarios. Imaginemos que la información que manejamos para el cálculo del costo unitario es la siguiente: Cantidad neta de materia prima: 1 kg. Rendimiento: 90% Con estos datos podemos establecer la cantidad necesaria de materia prima sobre la que determinaremos el costo unitario: Cantidad necesaria = (1 kg./0,90) = 1,111 kg. Si el costo de la materia prima es de $ 10 el kg., el costo unitario de este producto es 1,111 kg. x 10 $/kg = 11,11 $/u Puede ocurrir que la materia prima desperdiciada tenga valor de mercado y la empresa obtenga un recupero a través de la venta de los mismos. Es válido que así como los costos se calculan sobre las cantidades necesarias, los recuperos obtenidos por la venta de los desperdicios se descuenten de los costos unitarios. Cuando un desperdicio tiene valor de recuperación se lo denomina subproducto. Imaginemos que el valor de venta del subproducto es de 1 $/kg. Entonces el cálculo del costo unitario será:
Veamos ahora el caso de un producto que elabora en tres máquinas. Los rendimientos de la materia prima en cada máquina son: Máquina 1 95% Máquina 2 97% Máquina 3 102% Si la cantidad neta fuese 1 metro de tela teñida, para el cálculo del costo es preciso determinar cuál es la cantidad de tela que debe ingresar en la primera máquina para obtener la cantidad neta de 1 metro. El planteo es: Si el proceso fuese sólo en la Máquina 1 el cálculo es: 1 mt/ 0,95 = 1,052 mt Si el proceso se compone de Máquina 1 y 2 el cálculo es: 1,052 mt/ 0,97 = 1,0845 mt Si el artículo se elabora en las 3 máquinas el cálculo es: 1,0845 mt/1,02 = 1,063 mt La cantidad necesaria es 1,063 mt y ésta es la cantidad que se debe valorizar Si el cálculo del costo unitario se hace de esta forma, se puede conocer cómo es el rendimiento de la materia prima en cada máquina. Por otro lado es necesario hacerlo así cuando se origina el subproducto en alguno de los procesos intermedios. Si sólo interesa conocer la cantidad necesaria sin interesar lo anterior, el cálculo puede ser: 1 mt/ (0,95 x 0,97 x 1,02) = 1,063 mt El último comentario es para apuntar a que los rendimientos no siempre son negativos. Que muchas veces los rendimientos son positivos, y en ese caso las cantidades necesarias son menores que las cantidades netas. . |
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