El informe El acta






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PAUTAS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES

UNIVERSIDAD DE MEDELLÍN

COORDINACIÓN EDITORIAL
Febrero de 2005

CONTENIDO



PRESENTACIÓN


  1. LA PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO




  1. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS




  1. USOS DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS




  1. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN




  1. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA


La carta

El informe

El acta

El aviso

El memorando

La circular


  1. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL




  1. NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS

Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos

Norma 1487: Citas y notas de pie de página

Norma 1160: Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes
PRESENTACIÓN


Con el propósito de unificar criterios en relación con la presentación de informes oficiales, la Coordinación Editorial sugiere tener en cuenta las pautas que a continuación se relacionan.
Es conveniente aclarar que para la elaboración de esta guía se han consultado las normas contenidas en la última versión de la Ortografía de la lengua española, la normativa de ICONTEC y las Normas de presentación de la Editorial Universidad de Antioquia.

Sin embargo, también es del caso anotar que la definición del formato para la presentación de informes puede tener un sello especial que le imprime la institución generadora del informe, habida cuenta de que para algunos aspectos no hay claridad en la normativa.
Este documento de trabajo contiene, básicamente, guías para: uso de mayúsculas, algunos elementos de puntuación, separación de párrafos, identificación de anexos, manejo de abreviaturas y siglas, sugerencias para unificación de tipo de letra en caso de citas textuales, tamaño y tipo de letra, espacios entre líneas, espacios entre título y párrafo, uso adecuado de algunas expresiones, y escritura de palabras extranjeras.
La Coordinación Editorial de la Universidad de Medellín pone en consideración de las dependencias responsables de la elaboración de informes las pautas que a continuación se relacionan, y espera los comentarios y las sugerencias que puedan mejorarla.
LORENZA CORREA RESTREPO

Coordinadora Editorial



  1. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO



  • Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.

  • Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12.

  • La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5

  • La separación entre párrafos y entre título y texto se hará doblando la separación de líneas, es decir, con doble enter.

  • No se debe subrayar.

  • Se recomienda no usar sangría. Es conveniente aclarar, en este punto, que la Ortografía de la lengua española se presenta con sangría de tres espacios, aunque exista separación de párrafos. Sin embargo, para los informes de la Universidad de Medellín se sugiere no utilizar la sangría.



2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS
Es común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para identificar apartes de un tema específico. Para su tratamiento se recomienda:


  • Los títulos y los subtítulos se escribirán en negrita.

  • Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula fija y en negrita. Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO.

  • Los subtítulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos números separados por punto, se escribirán con mayúscula inicial y en negrita. Ejemplo: 3.1. Servicios a la comunidad universitaria.

  • Los subtítulos precedidos de tres números, o más, separados por punto se escribirán en cursiva. Ejemplo: 3.1.1. Servicios de atención odontológica.

  • Se debe evitar hacer subdivisiones que sólo tengan una parte, pues es un error de lógica elemental. Ejemplo: después de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4.

  • Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto final.



3. USO DE LAS LETRAS MAYÚSCULAS Y DE LETRAS MINÚSCULAS

Siempre que se escriba con mayúscula habrá que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  • El empleo de la mayúscula no exime de poner tilde cuando así lo exijan las reglas de acentuación. Ejemplos: Álvaro, África, Úrsula.

  • En las palabras que empiezan con un dígrafo, como es el caso de ll, ch, gu y qu sólo se escribirá con mayúscula la letra inicial. Ejemplos: Guerrero, Llerena, Quesada.

  • Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades, organismos y partidos políticos, entre otros, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Consejo Académico, Universidad de Medellín, Instituto de Ciencias de la Educación, la Real Academia de la Historia. Obsérvese que los artículos y las preposiciones se escriben con minúsculas.

  • La primera palabra del título de cualquier obra se escribe con mayúscula. Sobra decir que si el título contiene un nombre propio, éste también llevará mayúscula inicial. Ejemplos: La marquesa de Yolombó, La casa de las dos palmas, Cien años de soledad.

  • En las colecciones y en las publicaciones periódicas se escriben con mayúscula los sustantivos y los adjetivos que forman el título. Ejemplos: Revista Ingenierías Universidad de Medellín, Biblioteca de Autores Españoles.

  • Los nombres de las disciplinas científicas, en cuanto tales, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Biología, Física, Química.

  • Las palabras: ley, decreto, acuerdo, resolución, ordenanza y sus similares son sustantivos comunes. En consecuencia, se escriben con minúsculas. Ejemplos: acuerdo 10 de diciembre de 1990, ley 30 de 1992. Los nombres de algunas entidades, cuando se consideran conceptos absolutos, suelen escribirse con mayúscula inicial. Ejemplos: el peso de la Ley, la Libertad es el valor más preciado.

  • Los nombre de los días de la semana, de las estaciones del año y de los meses se escriben con minúscula. Sólo llevarán mayúscula inicial los nombres de los meses cuando se alude a hechos históricos. Ejemplo: 12 de Octubre, día del descubrimiento de América.

  • En algunos casos se usa mayúscula inicial para destacar ciertos conceptos importantes dentro del documento.


4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN
En el proceso de la escritura, la ortografía y la puntuación contribuyen a dar claridad y precisión a los textos. En cuanto a la ortografía se refiere, la consulta permanente del diccionario, acompañada de la práctica de la lectura, le permitirá aumentar su vocabulario y, de paso, encontrar las palabras adecuadas al mensaje que quiere transmitir. Por su parte, la puntuación cumple la función de dar sentido a las oraciones y a sus miembros. A continuación usted encontrará algunas pautas que le ayudarán a usar adecuadamente los signos de puntuación.

El punto, la coma, el punto y coma, los dos puntos y los puntos suspensivos sirven para marcar el ritmo del discurso. Se escriben sin dejar separación respecto de la palabra o signo que los precede, y separados, por un espacio, de la palabra que los sigue.

Los signos de interrogación y de exclamación, los paréntesis y los corchetes modulan la entonación. Estos signos, en español, son dobles, esto es, se abren y se cierran. El signo de apertura se escribe con un espacio de separación de la palabra que le antecede y sin espacio entre el signo y la palabra que le sigue. El signo de cierre se escribe sin espacio respecto de la palabra que le antecede. Ejemplo: ¿Cuál de estas casas es más grande?

Usos de la coma (,)

Cuando se lee, la coma indica una pausa en la que se levanta ligeramente la voz. Sus principales usos son:

  • Para delimitar y unir elementos de la misma categoría gramatical, es decir, sustantivos, verbos, adverbios, adjetivos, cuando éstos no van unidos por conjunciones. Ejemplo: En el mercado había naranjas, plátanos, mangos, piñas y limones.

  • Con los vocativos, esto es, cuando en la oración se llama a la persona a quien se está hablando o de quien se está hablando. Ejemplos: Te digo, Miguel, que te estás equivocando. Simón Bolívar, el Libertador, era venezolano.

  • Para marcar pequeñas interrupciones en lo que se dice. Ejemplo: Déjame el dinero, te lo ruego, antes que llegue Juan.

  • Con las locuciones y adverbios que sirven como conectores en la oración, entre los que están: al menos, con todo, de momento, efectivamente, en consecuencia, es decir, en conclusión, en primer lugar, en realidad, esto es, no obstante, sin embargo, por supuesto. Ejemplos: Por último, nos es grato comunicarle que... Te pido, por favor, que no llores más. Tienes que comer todo o, por lo menos, la sopa.

  • Se usa coma después de elementos subordinados que, generalmente, deben ir al final. Ejemplos: Por mucho que lo intentes, no vas a llevarte el coche. Cuando salía de la casa, empezó a llover.

  • La coma sirve para evitar repetir un verbo o una expresión verbal que se haya utilizado inmediatamente antes. Ejemplo: Ella es profesora en una universidad y él, en un instituto.

  • Se utiliza la coma en las llamadas aposiciones explicativas o incisos, esto es, en aquellas que explican algo sobre el elemento anterior. Ejemplo: El camarero, que era nuevo, no conocía a los clientes.

  • Se usa la coma en el encabezamiento de una carta para separar el lugar de la fecha. Ejemplo: Medellín, 18 de abril de 2004.

No se debe separar el sujeto del predicado mediante una coma. Ejemplo de uso inadecuado de la coma: La Universidad de Medellín, ofrece el programa de Ingeniería Ambiental.

Usos del punto

  • El punto y seguido se utiliza para separar oraciones dentro de un párrafo. El texto continúa en la misma línea.

  • El punto y aparte se usa al final del párrafo, es decir, cuando hay un cambio de asunto o se pasa a tratar otro aspecto del mismo tema.

  • El punto es necesario después de una abreviatura.

No se usa el punto

  • Al final de títulos o subtítulos.

  • Después de los signos de cierre de interrogaciones y exclamaciones.

  • Tampoco se usa para separar las letras que componen una sigla.

Usos de los dos puntos

  • Delante de una enumeración previamente anunciada. Ejemplo: Había tres personas: dos hombres y una mujer

  • Antes de una cita textual que va entre comillas. Ejemplo: Jesús dijo: “Amaos los unos a los otros”.

  • Al final de una afirmación que inmediatamente se explica o se desarrolla. Ejemplo: La fiesta fue un éxito: todo salió como se había previsto.

  • Después de saludo en las cartas, y tras las fórmulas de cortesía en instancias, discursos, documentos, etc. Ejemplo: Querida amiga: me alegró mucho recibir noticias de ti.

  • En textos administrativos y jurídicos, como constancias, decretos, sentencias..., después del verbo que suele preceder a cada uno de los apartados e indica la intención de los mismos. Ejemplo: HACE CONSTAR:

  • Para separar las horas de los minutos. Ejemplo: 15:20 horas


Usos del punto y coma

  • Para separar los miembros de una enumeración, cuando los elementos son largos e incluyen comas. Ejemplo: La lista era larga: un ordenador, que acababa de comprar; la impresora, que todavía estaba sin estrenar; una mesa de madera, para reuniones esporádicas...

  • Para separar los miembros de una oración extensa con partes ya separadas con comas. Ejemplo: En la ciudad, la masificación, la contaminación y el aislamiento individual constituyen verdaderos problemas; en el campo, los inconvenientes pueden ser la escasez de servicios y las habladurías.

  • Delante de las conjunciones o locuciones pero, mas, aunque, no obstante, sin embargo, por el contrario... cuando la proposición anterior es extensa o contiene ya alguna coma. Ejemplo: llovía a mares, el camino estaba embarrado, la niebla nos desorientó y anduvimos varias horas sin rumbo fijo; no obstante, conseguimos llegar.

Uso de puntos suspensivos

  • Para indicar que alguien es interrumpido por su interlocutor. Ejemplo: Haces lo que quieres con mi dinero, y encima...

  • Cuando la palabra que sigue es malsonante. Ejemplo: ¡Eres un...!

  • Para indicar que lo que sigue se da por sobreentendido. Ejemplo: A buen entendedor...

  • Cuando se quiere sorprender al interlocutor con una salida inesperada. Ejemplo: Y después de tanta espera, resultó que el invitado era... ¡una burra!

Las comillas

    • Las comillas se usan para citar los títulos de artículos, poemas o cuadros. En cambio, para los títulos de los libros, cuando ellos van en medio de un párrafo, se utiliza la letra cursiva. El uso más extendido de las comillas se refiere a la reproducción de citas textuales.




  • Recomendamos utilizar la letra cursiva para la trascripción de citas textuales.



5. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

En las organizaciones, la comunicación escrita puede asumir diferentes formas. Las más comunes son:


LA CARTA



Es un comunicado personalizado, con carácter formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros.
La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales:

Márgenes





  • Superior entre 3 cm y 4 cm

  • Inferior entre 2 cm y 3 cm

  • Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm

  • Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm



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