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PROCEDIMIENTO DE CALIDAD

PE.-06.7

Revisión 1

Página de

GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES






PE-06.7
GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES


ELABORADO POR:

EQUIPO DIRECTIVO

REVISADO POR:

Grupo Coordinador Calidad


APROBADO POR:
Director


FECHA: 12.01.2009

FECHA: 21.01.2009

FECHA: 31.01.2009

Este documento es propiedad de COLEGIO SALESIANO “SAN IGNACIO” DE CADIZ quien se reserva el derecho de solicitar su devolución cuando así se estime oportuno. No se permite hacer copia parcial o total del mismo, así como mostrarlo a empresas o particulares sin la expresa autorización por escrito de COLEGIO SALESIANO “SAN IGNACIO” DE CADIZ.


INDICE



1. OBJETO


  1. ALCANCE




  1. DEFINICIONES


4. PROCEDIMIENTO
4.1. Introducción.

4.2. El Registro de No Conformidad.

4.3 Detección de la No Conformidad.

4.4. Evaluación y tratamiento.

4.5. Análisis de la causa

4.6. Cierre de la No Conformidad.

4.7. Aspectos particulares en las No Conformidades sobre infraestructura y materiales: LA IDENTIFICACIÓN Y/O SEGREGACIÓN

5. RESPONSABILIDADES
6. CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD
7. ANEXOS

1. OBJETO



Establecer un método para la identificación y el tratamiento de las no conformidades detectadas por COLEGIO SALESIANO “SAN IGNACIO” DE CADIZ, tanto en el desarrollo de los procesos definidos, como en las auditorías programadas para la evaluación del cumplimiento de los requisitos del Sistema de Calidad.

2. ALCANCE
El presente procedimiento será de aplicación para todas las No Conformidades que pudieran aparecer en cualquier etapa de desarrollo de los procesos.
Están excluidas de este procedimiento aquellas No Conformidades que tengan que ver con el proceso educativo concreto del alumno puesto que los procesos clave ya tienen definidos los controles y los métodos didácticos y educativos necesarios para su identificación, control y corrección.

3. DEFINICIONES
No Conformidad: Falta de cumplimiento de los requisitos especificados, siendo éstos, tanto los criterios acordados por los clientes, los impuestos por la normativa o legislación vigente y los que se establecen en la documentación del Sistema de Calidad.

4. PROCEDIMIENTO
4.1. Introducción.
En este procedimiento se describe un método para definir cómo actuará el personal de COLEGIO SALESIANO “SAN IGNACIO” DE CADIZ, ante la aparición de una No Conformidad, de forma que se asegure su control y tratamiento de manera eficaz, evitando su posible utilización en otro proceso posterior mediante su identificación, y tratando de minimizar los efectos adversos que se pudieran producir sobre el grado de calidad en la prestación de servicio.
Se propone un modo de actuación basado en la cumplimentación de un registro de No Conformidad (R.N.C.) por cada incumplimiento que aparezca, el establecimiento de unas medidas de control, la posterior gestión de los registros y el análisis del histórico de las No Conformidades ocurridas. Como consecuencia de este proceso se determinarán las pertinentes acciones correctivas y preventivas, según define el PE-06.6 Acciones Correctivas y Preventivas.
Es muy importante que el personal de COLEGIO SALESIANO “SAN IGNACIO” DE CADIZ tome conciencia de la importancia que tiene el registro de no conformidad como un medio para disponer de una fuente de datos que permita buscar causas que plantean o pueden plantear problemas reales o potenciales, y NUNCA COMO MEDIO DE PERSECUCIÓN DE SUS CULPABLES.
4.2. El Registro de No conformidad (R.N.C).
Es donde se describe de manera clara y detallada la No Conformidad que aparece tras producirse una desviación en el cumplimiento de los requisitos acordados con el cliente, normativa y legislación vigente o en el Sistema de Calidad de COLEGIO SALESIANO “SAN IGNACIO” DE CADIZ. Su formato se define en el Anexo del presente procedimiento y en él se incluye:


  • Código: R.N.C.-XXX aa / nn, siendo XXX las iniciales del departamento o etapa en el que se genera la No Conformidad aa el año en que se detecta la No Conformidad y nn un correlativo. (usar el mismo criterio que en las reclamaciones de clientes).




INF

INFANTIL

PRI

PRIMARIA

ESO

EDUCACIÓN SECUNDARIA OBLIGATORIA

BAC

BACHILLERATO

FPE

FORMACIÓN PROFESIONAL ESPECÍFICA

PAS

PASTORAL

ORI

ORIENTACIÓN

ADM

ADMINISTRACIÓN

OTR

OTROS

  • Tipo de No Conformidad: citando el proceso en el que se ha generado la no conformidad.

  • La Descripción de la No Conformidad, de la manera más exacta y concreta posible.

  • Los datos para la Identificación de la No Conformidad según corresponda (sólo en caso necesario).

  • Identificación del Detector y fecha de detección de la No Conformidad.

  • Tratamiento a aplicar para resolver la No Conformidad, identificando el responsable de decidir dicho tratamiento y la fecha.

  • Análisis de la causa que originó la no conformidad y determinación de necesidad de apertura de acción correctiva (ver PE-06.6 Acciones Correctivas y Preventivas)

  • Identificación del responsable designado para cerrar la No Conformidad, conclusiones y fecha del cierre.


El registro de no conformidad es iniciado por el personal de COLEGIO SALESIANO “SAN IGNACIO” DE CADIZ, en el momento en que se detecta. Le sigue un proceso de gestión (que se describe a continuación). Finalmente, los Registros de No Conformidad son archivados por el Coordinador de Calidad/Grupo Coordinador de Calidad.
4.3 Detección de la No Conformidad.
En COLEGIO SALESIANO “SAN IGNACIO” DE CADIZ, la no conformidad podría surgir en cualquiera de los procesos definidos en el sistema de calidad y la principal tipología es de la siguiente naturaleza:


  • Control de los trabajos: trabajos que no se hacen, se hacen tarde o no cumplen los requisitos.

  • Recepción de materiales defectuosos de proveedores y trabajos de subcontratistas con problemas.

  • Problemas con la documentación y los archivos: Pérdidas y deterioros.

  • Cualquier situación en la que se detecte que no se cumplen los requisitos necesarios.


Todo el personal de COLEGIO SALESIANO “SAN IGNACIO” DE CADIZ deberá comunicar a los distintos responsables, COORDINADOR/A de CICLO o ETAPA, JEFATURA de ESTUDIOS, ADMINISTRACIÓN, DIRECCIÓN del proceso afectado la No Conformidad detectada con el objeto de que este abra el correspondiente R.N.C
4.4. Evaluación y Tratamiento.
Una vez iniciado el R.N.C., el Responsable del proceso afectado debe tomar las medidas apropiadas para solucionar la citada no conformidad. En caso de duda siempre podrá consultar con los responsables superiores jerárquicamente y, en última instancia, con el Director del Centro. Para las no conformidades detectadas en auditoría el Grupo coordinador de Calidad/Coordinador de Calidad, es responsable de establecer el tratamiento correspondiente, no siendo preciso la apertura del Registro de No Conformidad, ya que el GCC abrirá directamente una Acción Correctiva.

Para el caso del análisis de los datos del PSM, cuando se detecte que la medición real de un indicador no alcanza el valor conforme establecido, el GCC o el Coordinador de Calidad del Centro abrirán directamente una acción correctiva, y ésta servirá como registro que evidencie el tratamiento de dicha no conformidad.

4.5. Análisis de la Causa.
El Grupo Coordinador de Calidad/Coordinador de Calidad determinará la causa/s probables que han motivado la aparición de la no conformidad, estableciendo la necesidad o no de apertura de la correspondiente acción correctiva (ver Procedimiento de Calidad PE-06.6. Acciones Correctivas y Preventivas).


4.6. Cierre de la No Conformidad.
Los R.N.C. son siempre cerrados por el responsable del área relacionada o por el Grupo Coordinador de Calidad/Coordinador de Calidad con el fin de verificar que se ha solucionado el problema o, en su caso, se han llevado a cabo las medidas definidas.
Todos los R.N.C deberán ser aportados a las reuniones del Grupo Coordinador de Calidad donde se realizará un resumen de las No conformidades ocurridas durante el período, y en función del análisis de esta información el Grupo podrá determinar la aplicación de acciones correctivas y/o preventivas.

4.7. Aspectos particulares en las No Conformidades sobre infraestructura y materiales: LA IDENTIFICACIÓN Y/O SEGREGACIÓN
En aquellos casos en los que la no conformidad está relacionada con infraestructura o materiales que no cumplen los requisitos establecidos, se tendrán en cuenta el siguiente aspecto.
El material afectado será apartado de la zona de uso para su reparación. El responsable de mantenimiento debe registrar el correspondiente parte de averías según se establece en el procedimiento de Gestión de los aprovisionamientos e infraestructura. (PS 03.3)

Los materiales afectados únicamente serán ubicados en su posición original cuando en el Parte de Averías se decida aceptar dicho material.

5. RESPONSABILIDADES.


  • Todo el personal de COLEGIO SALESIANO “SAN IGNACIO” DE CADIZ es responsable de detectar las no conformidades y comunicarlas a su coordinador correspondiente para la apertura del RNC.

  • Los coordinadores de equipos de trabajo del centro son responsables de registrar y determinar la evaluación y tratamiento de la no conformidad.

  • El Grupo coordinador de Calidad/Coordinador de Calidad determinará la causa y necesidad o no de acción correctiva.

  • El Grupo Coordinador de Calidad/Coordinador de Calidad o persona designada por éstos realizarán el cierre de la misma.



6. CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD.
Los Registros de No Conformidad:

  • Se considera registro de la calidad.

  • Se identifican y codifican por su título y código R.N.C.-XXX aa / nn, siendo XXX la inicial del departamento en el que se genera la No Conformidad aa el año en que se detecta la No Conformidad y nn un número correlativo.

  • Son elaboradas por todo el personal responsable de procesos y archivadas por el Coordinador de Calidad/Grupo Coordinador de Calidad.



  1. ANEXOS.


Anexo 1: Control de modificaciones.

Anexo 2: Registro de No Conformidad.

ANEXO 1
CONTROL DE MODIFICACIONES



Revisión

Modificación

Fecha


0


Edición inicial del documento. Sin modificaciones



ENERO 07

1

Modificación documento adaptación SCIC

31.01.2009

1

Control de modificaciones

31.01.2009


ANEXO 2
REGISTRO DE NO CONFORMIDAD
(SE UTILIZA EL REGISTRO PROPUESTO POR EL SCIC)


Fecha:

     



     

No Conformidad (NC) 

Reclamación (RRC) 

Propuesta de Mejora 

Acción Correctiva / Preventiva 



¿A QUÉ PROCESO AFECTA?

Acción Tutorial

Pastoral

Gestión de Calidad

Orientación


Admisión, Matriculación

Infraestructuras

Atención a la Diversidad

Formación

Recursos Humanos

Actividades Complementarias

Coordinación Pedagógica

Servicios

Actividades Extraescolares

Compras

Otros:      




Presentada por:      

Documento Relacionado:      

Descripción de la No Conformidad / Reclamación / Propuesta de Mejora

     


Causa que ha motivado la NC, RRC ó RACP

     


Tratamiento o Solución al Problema:

     


Responsable:

     
Plazo:      

VERIFICACIÓN y CIERRE:

     


Responsable cierre:      

Fecha cierre:      




Se requiere la apertura de: Acción Correctiva  : / Preventiva : RACP (táchese lo que proceda):

La Acción propuesta es:

ACCIÓN A REALIZAR

FECHA

RESPONSABLE

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

Seguimiento de la Aplicación de las Acciones

FECHA

RESPONSABLE

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

Cierre de la Acción Correctiva / Preventiva: (¿ha sido eficaz? ¿Por qué?)

     


Responsable de cierre:      

Firma:      

Fecha de cierre:      


Fecha de distribución: 01.02.2009

El presente documento forma parte del Sistema de Calidad de COLEGIO SALESIANO “SAN IGNACIO”. en la fecha de distribución reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada momento en la ruta:

http://www.salesianos-cadiz.com/modules.php?name=_ProfesoresPriv&file=Descargas&cat=118


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